Как нужно делать проект: Оформление школьного проекта — образец 2022

Создание успешных учебных проектов — Служба поддержки Майкрософт

Продвинутые ученики, которые хотят создавать учебные проекты со значением A+, должны интересны и эффектно донести свои идеи и истории. Microsoft 365 предоставляет вам инструменты, необходимые для создания качественных динамических отчетов и презентаций, будь то среднее, среднее или учебное заведения.

Совет: Нужно, чтобы более юные люди были заняты? Ознакомьтесь со всеми домашними занятиями для удаленных занятий.

Планирование работы

Такой отчет начинается с хорошей основы. Ниже вы можете найти инструменты, которые помогут вам в исследованиях и организации работы, прежде чем приступить к написанию.

Планирование с помощью Исследователя в Word

Помощник исследователя в Word позволяет изучать различные темы, находить надежные источники и добавлять содержимое с цитатами, не покидая приложения.

Подробнее о том, как изучать в Word

Упорядочивайте свои идеи с помощью коллекций

Коллекции в Microsoft Edge помогают отслеживать свои веб-исследования, собирая заметки или просто собирая заметки с того места, на котором вы в последний раз просматривали Интернет.

Подробнее о коллекциях

Будьте организованы с помощью OneNote

OneNote — это цифровая записная книжка, в которой все заметки, снимки экрана и ссылки можно хранить в одном месте. Создавайте разделы для разных потребностей, таких как мозговой штурм, ссылки, контакты и другие.

Подробнее о OneNote

Справка по написанию с помощью Редактора

Редактор (Майкрософт) — это служба на языке ИИ, которая помогает вывести лучшего автора на более чем 20 языках.

Подробнее о Редакторе

Создание отчетов и презентаций с помощью шаблонов

Начните работу с отчетами о книгах, документами, презентациями в Интернете или лично с готовыми шаблонами в Word и PowerPoint.

С помощью этого шаблона PowerPoint книги. Она содержит слайды для сравнения, списков и видео, а также содержит много места для добавления оригинальных штрихов.

Презентация отчета о книге

С помощью этого цветного шаблона можно повысить уровень учебного отчета, который поддерживает поворот и наклон трехцветных моделей. Полезные советы помогут вам при создании документа. Этот шаблон содержит пробелы для графиков, орфографию, список bibliography и другие данные.

Отчет об учащихся с трехd-моделями

С помощью этого шаблона можно создать динамическую презентацию о известном человеке. Это удобно для учебных проектов, параметров обучения или в любое время, когда вы хотите рассказать историю об известном человеке.

Презентация «Биография»

Этот шаблон Word можно использовать для отчетов о книгах, терминов и других базовых учебных отчетов. Она содержит простые инструкции по персонализации шаблона. Персонализуйте ее, выместив собственную фотографию обложки, чтобы вы выглядели иначе.

Отчет об учащихся с фотографией

Вам нужно написать документ с партнером или командой? Используйте этот шаблон для совместной работы над великолепным отчетом, который обеспечивает структуру и структуру всех ваших концепций.

Совместная работа

Этот шаблон Word можно использовать для создания отличного отчета с обложкой. Вы можете поменяться фотографией обложки для личного содержимого и создать содержимое из шаблона.

Студенческий документ

Этот предварительно отформатированный шаблон Word упрощает написание отчета. Мы настроили стили заголовков, цитат, нум и маркеров, чтобы вы могли сосредоточиться на написании отличной бумаги.

Простой отчет об учащихся

Этот шаблон Word поможет вам отформать документ в виде инструкций по MLA. Она содержит форматированные стили и текст с инструкциями, которые помогут вам легко создать отчет, не меняя стиль MLA.

Документ стилей MLA

Создание научных и технических отчетов

Для отчетности по наукам и технологиям требуются определенные элементы для контента и данных. Используйте один из этих шаблонов, чтобы делайте отчеты и презентации более яркой.

Этот шаблон Word поможет вам создать презентацию с описанием научного эксперимента, который проводится с использованием научного метода. Настраивать и создавать новые функции очень просто.

Презентация по естественным наукам для учащихся

Этот шаблон поможет вам в личном или удаленном личном или удаленном учебном проекте PowerPoint. Он содержит слайды для сведения и гипотез, данных, графиков и видео, с помощью которых можно делиться своими идеями.

Презентация «Научная презентация»

Создайте комплексный учебный проект о солнечных системах с помощью этого шаблона для PowerPoint. К ним относятся информативные иллюстрации планет, которые делают презентацию отличной.

School project solar system

С помощью этого оформления можно представить PowerPoint исследования. К видам слайдов относятся образцы диаграмм, таблиц и графических элементов SmartArt в согласующихся цветах.

Презентация для естественных наук

С помощью этой 3D-презентации вы PowerPoint аудитории. Используйте этот шаблон в качестве отправной точки и подгоняйте его под свои слова. Вы можете повернуть модели на 360 градусов, чтобы проиллюстрировать точку или сосредоточиться на определенной функции.

Презентация «Трехмерная презентация Хаббла»

Кажется, что с этой трехуголковой презентацией PowerPoint PowerPoint жизнь. Создавайте интересные материалы и увлечь аудиторию. Просто обменяйте шаблонное содержимое собственными исследованиями.

Презентация «Тритерапов»

Поехайте со своими одноклассниками в виртуальное путешествие прямо с компьютера. Измените этот шаблон, чтобы создать поездку с помощью цифровой мультимедиа. Куда бы вы хотели переходить?

Виртуальное путешествие по полю

Оживите свои презентации

Создав содержимое, вы можете сделать визуальные эффекты более наглядными, чтобы привлечь внимание других людей и сосредоточиться на содержимом.

Автоматическое создание макетов

Конструктор PowerPoint автоматически предлагает различные идеи для оформления и подбирает к содержимому профессионально оформленные макеты, с помощью которых можно улучшить внешний вид слайдов.

Подробнее о конструкторе

Добавление измерения с помощью трехмерных моделей

Сделайте свои проекты еще более интересными и наглядными, используя в презентациях и отчетах трехмерные модели. Для начала воспользуйтесь разноцветными шаблонами, которые помогут вам при создании документов.

Подробнее о трехd-моделях

Скачать шаблон PowerPoint (56 МБ)

Скачать шаблон Word (68 МБ)

Трансформация слайдов в PowerPoint

Трансформация слайдов в PowerPoint позволяет анимировать плавные переходы между ними для имитации движения изображений и текстовых элементов.

Использование перехода «Morph»

Добавление объектов WordArt к слайдам

Вставляйте на слайды текст WordArt, чтобы сделать их более привлекательными.

Подробнее о WordArt

Крайние сроки

Изучение и написание документов поможет вам выполнить крайние сроки. Отслеживайте рабочие нагрузки с помощью этих расписанию и календарей.

Еженедельное расписание домашних работ

Этот академический календарь Word можно легко обновить в течение любого месяца и года. Она содержит место для заметок, а также предыдущего и следующего месяцев для планирования с первого взгляда. Чтобы легко вносить изменения, см. настраиваемую вкладку «Календарь» на ленте. При запросе во время скачивания нажмите кнопку «Включить макрос».

Академический календарь

Совет: Чтобы быть организовано и отслеживать все задачи, попробуйте Microsoft To-Do — простой и интеллектуальный список дел, который позволяет управлять всеми задачами в одном месте. Вы можете выполнять задачи в день в списке «Мой день» и создавать дополнительные списки для организации работы и назначений.

Хотите узнать больше?

Домашние занятия при удаленном обучении

Узнайте о других способах управления своей жизнью с помощью Microsoft 365

Получить шаблоны Майкрософт для образования

Школьный проект — Мурманский академический лицей

Школьный проект – это форма исследовательской работы, в процессе которой ученик самостоятельно находит информацию по теме работы, изучает ее, делает выводы и предоставляет материал на всеобщее обозрение.

Типы школьных проектов

Классификация школьных проектов по количеству участников

— индивидуальные

— парные

— групповые

Классификация школьных проектов по профилю знаний

Классификация проектов по продолжительности

— краткосрочные

— средней продолжительности (один – два месяца)

— долгосрочные (до года)

Паспорт проекта

Для оформления проекта потребуется его паспорт, это что-то вроде титульного листа работы. На нем должны быть написаны:

— название проекта

— руководитель проекта

— состав проектной группы

— тип проекта

— цель проекта

— необходимое оборудование

— краткое описание проекта

— план школьного проекта

Этапы школьного проекта

Возможные формы защиты проекта

— выступление на уроке

— выступление на общешкольной конференции, секции НОШ «Радикал»

— выступление на факультативе, элективном курсе

   Рекомендации.

1. После получения темы, следует обсудить между собой и с учителем источники информации.
2. Вся найденная информация должна быть собрана вместе. Нужно постараться разбить ее на пункты. Например, история появления предмета обсуждения, его качества и полезность, положительные и отрицательные стороны/качества, спорные вопросы и прочее.
3. Для удобства информацию можно заключить в схемы, таблицы, диаграммы (если информация в цифрах) – все это не только будет помогать анализу, но и станет черновиками для будущей презентации.
4. После того как вся информация систематизирована, обработана и сделаны выводы, самое время писать  доклад и делать наглядные материалы.

Критерии оценивания проектов

RACI – Полное руководство с примерами [2022] • Asana

Можете ли вы точно определить, кто и когда что делает для каждой задачи, вехи и результата в вашем проекте? Если нет, вам может понадобиться диаграмма RACI.

RACI — это аббревиатура, помогающая командам уточнить роли в проекте и выяснить, кто несет ответственность за ту или иную задачу. Если вы никогда раньше не слышали о RACI или планируете создать диаграмму RACI для своего следующего проекта, здесь есть все, что вам нужно знать о том, как создавать и использовать эти диаграммы.

Что такое диаграмма RACI?

Диаграмма RACI (иногда называемая матрицей распределения ответственности) — это способ определить роли и обязанности ваших проектных команд для любой задачи, вехи или результата проекта. Следуя аббревиатуре RACI, вы можете уточнить ответственность и уменьшить путаницу. RACI означает:

• Ответственный.  Этот человек непосредственно отвечает за работу. Для каждой задачи должна быть только одна ответственная роль, чтобы вы знали, к кому обращаться с вопросами или обновлениями. Если у задачи несколько ответственных, вы можете потерять ясность и вызвать путаницу. Вместо этого постарайтесь добавить дополнительных соавторов в качестве некоторых других ролей RACI, которые могут иметь более одного человека.

• Ответственный.  Ответственное лицо отвечает за надзор за выполнением задачи в целом, хотя оно может и не выполнять работу на самом деле. Есть два способа назначить ответственную роль. Иногда ответственным является менеджер проекта (или даже ответственный, хотя в этом случае человек берет на себя две разные роли во время рабочего процесса задачи). В этих случаях Ответственный несет ответственность за обеспечение выполнения всей работы. В других случаях подотчетным является старший руководитель или исполнительный директор, который отвечает за утверждение работы до того, как она будет считаться завершенной. Как и в случае с ответственной ролью, всегда должен быть только один ответственный.

• Консультация.  Это человек или люди, которые должны просмотреть и подписать работу перед ее сдачей. Для каждой задачи, этапа проекта или конечного результата может быть несколько ролей с консультацией.

• Информ.  Это лицо или группа людей, которые информируются о ходе и завершении работы. Вероятно, они не участвуют ни в каком другом аспекте результата.

Создание шаблона матрицы RACI

Когда следует создавать диаграммы RACI?

Диаграммы RACI — это полезный способ отслеживать роль каждого заинтересованного лица в задаче, вехе или результате, особенно если вы управляете сложным проектом с участием многих лиц, принимающих решения, и профильных экспертов. С помощью диаграммы RACI вы можете предотвратить принятие ошибочных решений и избежать препятствий в процессе утверждения, которые могут повлиять на общий успех проекта.

Эти диаграммы, хотя и отличаются от диаграмм PERT, особенно полезны, если ваши заинтересованные стороны могут играть разные роли на протяжении всего проекта. Например, может быть заинтересованная сторона, которая несет ответственность за один результат, но информирована о другом. С помощью диаграммы RACI вы можете четко обозначить эти детали и убедиться, что все знают, кто за что отвечает.

Пример диаграммы RACI

Чтобы построить диаграмму RACI, перечислите все задачи, вехи или результаты вашего проекта. Затем определите, кто является ответственным, подотчетным, консультируемым и информированным членом команды для каждого из них.

Допустим, вы обновляете главную страницу своего веб-сайта. К заинтересованным сторонам проекта относятся:

• Копирайтер

• Дизайнер

• Руководитель веб-сайта

• Веб-разработчик

Вы хотите создать диаграмму RACI для пяти задач и результатов:

• Обновление CTA на главной странице

• Обновление истории клиента на главной странице

• 11193

  Обновление дизайна веб-сайта 9000 002 Увеличить скорость загрузки главной страницы

• Обновление дизайна домашней страницы

Диаграмма RACI будет выглядеть так:

Обновление CTA главной страницы

• Ответственный: Копирайтер

• Ответственный: Веб-разработчик

• Консультация: Руководитель веб-сайта

• Информировано: Дизайнер

Обновление истории клиента на главной странице 9000 011

Ответственный: Копирайтер

Обновление видео на домашней странице

• Ответственный: Дизайнер

• Ответственный: Веб-разработчик

• Консультант: Руководитель веб-сайта

• Информированный: Копирайтер

• Ответственный: Веб-разработчик

• Ответственный: Веб-разработчик

• Консультировал: Руководитель веб-сайта

• Информировал: Копирайтер и дизайнер

Обновление дизайна домашней страницы

• Ответственный: Дизайнер

• Ответственный: Веб-разработчик

• Консультация: Руководитель веб-сайта 1 6 10 9009 002 В курсе: Копирайтер

Создать шаблон матрицы RACI

Плюсы и минусы диаграмм RACI

В конечном итоге возникает вопрос: следует ли создавать диаграмму RACI? Хотя диаграммы RACI являются полезным инструментом для определения обязанностей по проекту, они могут стать немного громоздкими в течение жизненного цикла проекта. Вот плюсы и минусы создания диаграммы RACI для работы вашей команды:

Преимущества диаграмм RACI

Четкое распределение ролей и обязанностей по проекту может помочь вашей команде двигаться быстрее и уменьшить путаницу в отношении того, кто над чем работает. С диаграммой RACI вы можете быть уверены, что у вас нет двух членов команды, работающих над одной и той же задачей. В результате вам будет проще сотрудничать с вашей командой.

Диаграммы RACI также особенно полезны, когда процесс принятия решений разделен между задачами. Могут быть сценарии, когда Информированный по одной задаче или вехе является Ответственным или Консультируемым по другой — чтобы четко определить это, полезно отслеживать эту работу на диаграмме RACI.

Подводные камни диаграммы RACI (и как их избежать)

Модели RACI фокусируются на деталях, а не на уровне проекта. Вы можете знать, кто является Консультантом по конкретной задаче, что полезно, но знание этого не поможет вам понять, как различные заинтересованные стороны взаимодействуют с более широкой работой над проектом.

Кроме того, если вы попытаетесь записать каждую задачу и каждую роль, ваша диаграмма RACI может стать громоздкой. Хуже того, если ваш проект каким-либо образом изменится, ваша диаграмма RACI немедленно устареет. Это может затруднить получение ясности в режиме реального времени о том, где находится каждая задача в рабочем процессе вашего проекта.

Диаграммы RACI ограничены, поскольку они не могут адаптироваться к потребностям вашего проекта в режиме реального времени. Чтобы установить четкие ожидания и устранить путаницу на уровне проекта, вам нужен инструмент управления проектами.

Поднимите свою диаграмму RACI на новый уровень

С программным обеспечением для управления проектами у каждой задачи есть назначенный — это Ответственный. Вы можете видеть работу на уровне проекта, поэтому подотчетным и информированным не нужно отмечаться по электронной почте или на совещаниях по статусу. А для любых утверждений, которые вам нужны от вашего Консультанта, вы можете отслеживать отзывы и утверждения в одном месте. Таким образом, вся ваша команда RACI будет иметь центральный источник достоверной информации обо всей выполняемой работе.

Вместо того, чтобы ваша диаграмма RACI была отделена от того, где происходит работа, инструменты управления проектами фиксируют тему, исполнителя и другую важную информацию, такую ​​​​как дата выполнения задачи или относительная важность. Таким образом, вся ваша проектная группа имеет представление о том, кто и что делает, и вы не полагаетесь на одного человека для управления и обновления вашей диаграммы RACI. Инструменты управления проектами обновляются в режиме реального времени, поэтому вы можете точно видеть, на каком этапе процесса утверждения вы находитесь.

Отслеживайте, кто и что делает, к какому сроку

Четкое распределение ролей и обязанностей в команде поможет вам достичь поставленных целей вовремя. Отслеживание различных и сложных обязанностей заинтересованных сторон на диаграмме RACI может помочь вам в этом, но диаграммы RACI — это только начало. Узнайте больше об управлении работой и о том, какую пользу может принести ваша команда.

Создать шаблон матрицы RACI

Как спланировать проект? — Выполните следующие действия, чтобы запустить проект.

Этап планирования является наиболее важным этапом проекта.

Большая часть вашего будущего успеха зависит от того, как вы начнете…

В этой статье я покажу вам, как планировать свой проект.

(Вы собираетесь начать новый проект? Тогда мой контрольный список запуска проекта может быть вам полезен. Он охватывает все действия, которые вам необходимо предпринять для правильной настройки вашего проекта. Выполните эти шаги, и вам не о чем беспокоиться ).

Вот что вам нужно сделать:

• Шаг 1:  Получить понимание предмета
• Шаг 2:  Определить цель проекта
• Шаг 3:  Составьте список задач и результатов
• Шаг 4:  Определение заинтересованных сторон проекта
• Шаг 5:  Создайте план ресурсов
• Шаг 6:  Создайте расписание проекта
• Шаг 7:  Создайте бюджет проекта
• Шаг 8:  Проведите стартовое совещание по проекту

Шаг 1: Получить представление о предмете

Вы не сможете планировать проект без хорошего понимания предмета. В этом разделе я покажу вам, как стать экспертом за несколько дней.

Когда я взялся за свой первый ИТ-проект, все было новым. Мне приходилось иметь дело с серверами, хранилищем, резервным копированием и прочим. Проблема была в том, что я ничего не знал об этих вещах. Итак, я подсел к каждому из своих специалистов и спросил: «Скажите, о чем все это?» Это было полезно, потому что я получил представление об их работе и понял, как следует планировать систему резервного копирования.

Подобно моему подходу, вы должны попытаться хорошо понять тему.

Как стать экспертом в новой области?

Читая статьи и общаясь с большим количеством людей:

• Читать соответствующие исследования, статьи или книги
• Поговорите с людьми в вашей организации
• Поговорите с экспертами в этой области
• Размещать вопросы на дискуссионных онлайн-форумах
• Поговорите с людьми, которые занимались подобными проектами (при необходимости свяжитесь с другими компаниями. Здесь вы получите ОЧЕНЬ ценную обратную связь).

Сосредоточьте свое исследование на этих пунктах:

• Каковы основные задачи в таком проекте?
• Как задачи связаны друг с другом? Что нужно сделать первым, вторым и так далее?
• Какие задачи самые сложные?

Мой вам совет: не бойтесь задавать вопросы

Лучший способ понять тему – это задавать вопросы. Когда вы беседуете с экспертами в предметной области, людьми с аналогичным опытом работы над проектами и членами вашей команды, задавайте такие вопросы:

• Почему мы не можем просто сделать X вместо Y?
• Что произойдет, если мы сделаем X?
• Почему так сделано?
• Что нам нужно сделать, чтобы достичь X?

Большинству людей неудобно задавать вопросы. Они беспокоятся о том, что могут подумать другие. Это не должно быть вашей заботой! Ваша задача — запустить успешный проект. Не беспокойтесь о том, как вы выглядите в глазах других.

Я бы хотел, чтобы вы адаптировали следственный стиль детектива Коломбо. Если вы не слышали о Коломбо: он был детективом в популярном криминальном сериале.

Что особенного было в Коломбо?

У него был невероятный взгляд на детали. И, несмотря на свою рассеянность, всегда попадал в точку, задавая правильные вопросы.

В типичной ситуации он выходил из комнаты, оборачивался и задавал собеседнику неудобный вопрос: «Еще кое-что…».

Обычно этот вопрос выявлял убийцу.

Коломбо было наплевать, что о нем думают другие. Он посвятил себя раскрытию своего дела.

Это образ мышления, к которому вы должны адаптироваться, если хотите стать хорошим менеджером проектов.

Шаг 2. Определите цель проекта

Цель проекта представляет собой краткое изложение цели проекта: Чего должен достичь проект? Цель обеспечивает ясность и оказывает мотивационное воздействие на команду.

Лучший способ определить цель проекта — задать вопрос: «Какого положительного результата мы ожидаем от этого проекта?». Пригласите заказчика и спонсора проекта обсудить их ожидания. Затем попытайтесь составить короткое утверждение (1–3 предложения), в котором резюмируется цель.

Пример цели проекта:

«Цель проекта — внедрить систему Supersoft CRM в нашем отделе продаж и маркетинга, чтобы повысить удовлетворенность клиентов и сократить среднее время обработки заказов».

Это просто цель высокого уровня, которую вы могли бы поставить в презентации. Вы можете получить более конкретную информацию, определив материальные цели. Конкретной целью может быть повышение среднего рейтинга удовлетворенности клиентов с 4,8 до 5,0 в течение следующих 12 месяцев.

Узнайте больше о том, как определить цель проекта здесь.

Если вам необходимо создать экономическое обоснование, это шаг для этого.

Шаг 3. Составьте список задач и результатов

Быть ответственным за проект может быть невыносимо. Лучший способ преодолеть первоначальный паралич — разбить проект на небольшие части.

На этом шаге необходимо обратить внимание на две вещи:

Во-первых, составьте список всех задач и результатов проекта, над которыми необходимо поработать для достижения цели проекта. Ни одна задача не должна быть пропущена. Даже если он маленький. Ваша вторая цель должна состоять в том, чтобы понять, в каком порядке должны выполняться эти задачи.

Попробуйте представить ход проекта от начала до конца. Затем перечислите все, что нужно сделать (как в ходе мозгового штурма). Начните с общего, а затем переходите к деталям.

Для более сложных проектов я предлагаю создать структурную декомпозицию работ (WBS). Это графическая диаграмма, на которой результаты разбиваются на более мелкие управляемые части.

Знание необходимых задач и того, кто будет ответственным, является ОЧЕНЬ важным шагом. Вы же не хотите узнать через шесть месяцев, что вы забыли включить кого-то, чье участие требуется. Последствия могут быть ужасными.

Это помогает разбить задачи по фазам проекта:

• подготовительные задачи:  планирование проекта и концептуальная работа
• задачи реализации: где создается или разрабатывается продукт проекта
• заключительные задачи: задачи, которые необходимо выполнить в конце проекта

Что я делаю в начале проекта: я планирую несколько встреч с теми людьми, которые, как мне кажется, имеют какое-то отношение к проекту. Даю обзор проекта и спрашиваю народ: Скажите, какие у вас основные задачи?   В каком порядке их нужно выполнять?

Качество отзывов, которые вы получаете на этапе сбора информации, во многом зависит от качества ваших входных данных. Просто коротко рассказать о своем проекте и ожидать полезных отзывов не получится. Вам необходимо предоставить подробную информацию о том, о чем ваш проект и как он повлияет на текущие процессы, чтобы люди могли визуализировать, как он может повлиять на их сферу деятельности.

Помогут следующие материалы:

• слайды, включая резюме проекта (отправлены не менее чем за 1 неделю до встречи)
• диаграммы процессов (что изменится?)
• организационные схемы

Не беспокойтесь, если вам придется сделать несколько попыток, пока вы не добьетесь желаемой четкости. Часто, когда я возвращаюсь к своему столу, чтобы просмотреть только что собранные данные, мне приходят в голову новые вопросы. Это означает, что я должен перепроверить свою команду и решить все, что еще неясно.

Ниже вы видите пример приглашения Outlook, которое я рассылал бы каждому, с кем хочу поговорить:

В конце этого шага вы должны были составить список действий и ответственных за каждый.

Что делать, если вы не можете понять, кто может выполнить конкретный результат? Ваш отдел кадров может вам помочь. Дайте им список навыков и необходимых знаний, и они могут проверить через свою сеть. Если никто внутри вашей организации не может взять на себя эту работу, вам придется искать внешний ресурс.

Шаг 4. Определите заинтересованные стороны

Заинтересованные стороны — это люди и группы, которых вам необходимо держать в курсе событий. Либо потому, что они активно участвуют в проекте. Или потому, что они должны одобрять или контролировать работу над проектом.

Представьте, что вы путешествуете на самолете: сначала вы берете такси до аэропорта. Затем кто-то на стойке регистрации подтвердит вашу бронь, примет ваш багаж и выдаст билет. Далее вам придется пройти через систему безопасности. Сотрудник TSA проверит ваш багаж (и каждый уголок вашего тела).

Что я хочу показать с помощью этой аналогии: таксист, персонал авиакомпании, офицер службы безопасности — все они играют важную роль в вашем путешествии. Вы не сможете попасть из пункта А в пункт Б, если пропустите один из них. Они как участники проекта. Вы не сможете достичь цели своего проекта, если не вовлечете каждого из этих людей.

Заинтересованные стороны делятся на 3 категории:

• пользователи: люди, которые будут использовать продукт вашего проекта
• провайдеров: человека активно работают над проектом (внутренние и внешние)
• утверждающие лица: лица, которые должны одобрять то, что делает проект (руководство, государственные органы, регулирующие органы и т. д.)

Вот как можно узнать, кто эти люди:

Опросите как можно больше людей в вашей организации: «Эй, как вы думаете, кого мне следует привлечь?» . «Кто еще участвует в этом процессе?» , «Какие люди используют этот продукт?»

Еще один совет от меня: сделайте ваш проект известным всем в организации. В моей прошлой компании у нас было собрание директоров каждый квартал. Конечно же, я воспользовался возможностью, чтобы сообщить всем о проекте, который я планировал. Это было очень полезно, потому что директора давали мне полезные подсказки: «Пожалуйста, поговорите с нами, потому что мы также используем этот процесс, который вы планируете изменить».

Я написал подробный пост о том, как определить заинтересованные стороны проекта. Проверьте это.

Шаг 5: Создайте план ресурсов

Сколько часов Джон, Линда и Пит должны работать над вашим проектом? Это то, что вы определяете в плане ресурсов. Он показывает ежемесячные усилия, которые члены команды и отделы должны вносить.

Другим отделам, которые предоставляют ресурсы для вашего проекта, необходимо знать приблизительные усилия, которые они должны внести. То есть, сколько часов или дней каждый коллега должен внести свой вклад в неделю/месяц.

Вот простой пример плана ресурсов. Обычно я ставлю проценты, а затем умножаю сумму на количество рабочих дней в месяце (в среднем 20), чтобы получить количество рабочих дней. Например, 0,8 означает, что вы используете ресурс на 80 % в конкретном месяце. 0,8 х 20 = 16 дней.

Шаг 6: Создайте расписание проекта

Предыдущие шаги в основном касались размышлений и разговоров. Теперь пришло время на самом деле изложить что-то на бумаге. Пришло время создать, чтобы создать временную шкалу проекта.

Сначала загрузите мой шаблон плана проекта. Это простой шаблон Excel, который вы можете увидеть на изображении ниже. Затем возьмите выводы из вашего первоначального исследования и обсуждений с вашей командой и запишите основные задачи проекта в соответствующем порядке.

Вот как выглядит реальная временная шкала проекта:

Здесь вы можете скачать шаблон плана проекта Excel

Лично я всегда использовал Excel в своих проектах. Он очень прост в использовании, и любой может открыть его. Держитесь подальше от сложных инструментов управления проектами, включая MS Project, если только вы не управляете многомиллионным проектом со сложными зависимостями (здесь я расскажу о MS Project, посвященном тактическому менеджеру проектов).

Почему?

Ваш самый ценный ресурс как менеджера проекта — это ваше время.

Как и в случае с большинством программ, для полного ознакомления с ними требуется много времени. Внести простое изменение в план проекта не так-то просто, и вы обнаружите, что теряете время. Сосредоточьте свое внимание на вещах, которые действительно важны: проверьте свою команду и посмотрите, выполняются ли задачи, и обработайте все сообщения.

Помимо плана проекта, обычно необходимо предоставить еще пару документов: смету расходов и план ресурсов.

Шаг 7: Создание бюджета проекта

Теперь давайте создадим бюджет проекта. Вы должны иметь готовые оценки ваших усилий и затрат. Бюджет составить совсем не сложно. И у меня есть шаблон бюджета для вас. Используйте его для планирования и отслеживания стоимости проекта.

Ваша смета расходов (бюджет проекта) должна давать приблизительную стоимость по категориям затрат.

Категории затрат, которые входят в бюджет проекта:

• затраты на оплату труда
• стоимость материала
• плата за услуги
• амортизация
• стоимость проезда

Опять же, будьте проще. Поместите все в таблицу Excel и сложите числа. Если вам необходимо предоставить разбивку по месяцам или по конкретным категориям, сделайте это.

Чтобы рассчитать стоимость внутренних ресурсов , вы обычно умножаете количество часов на заранее определенную почасовую ставку. Ваш отдел кадров или ребята из внутренней бухгалтерии могут дать вам почасовые ставки вашей организации. За внешние ресурсы вы в любом случае платите фиксированную ставку в час или день, которую вы можете найти в расценках.

Стоимость материалов — это стоимость товаров и услуг , которые должны быть закуплены в рамках проекта. Какие элементы входят в эту категорию, действительно зависит от отрасли и типа проекта.

Очень часто проекты требуют инвестиций в здания, машины, программное обеспечение или другие предметы. Инвестиции отражаются в балансе и амортизируются в течение нескольких лет. Вы должны обсудить цифры со своим бухгалтерским отделом, так как они должны убедиться, что инвестиции правильно учтены в финансовых отчетах.

Узнайте больше о том, как составить бюджет проекта.

Шаг 8: Проведите совещание по запуску проекта

Лучший способ проинформировать всех участников — это совещание по запуску проекта. Это встречи, которые вы планируете в начале каждого проекта, чтобы представить график проекта, цель и все организационные вопросы, например, кто участвует, где происходит проект, как часто вы проводите встречи по обновлению, ваш план коммуникации по проекту и т. д.

Обычно существует более широкая аудитория, которая должна знать о вашем проекте.

Подготовьте набор слайдов, которые вы можете разослать для таких целей, вместе с запиской: Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

Шаг 9. Не забывайте об организационных моментах

Следующий раздел может быть актуален, только если вы работаете в корпоративной среде. Чтобы иметь возможность выполнять свою работу, вы зависите от определенных ресурсов. :

• важные лица (лица, принимающие решения)
• конференц-залы
• отдельные члены проектной группы
• прочие предметы, такие как оборудование или инструменты

Эти ресурсы рано или поздно понадобятся вам в вашем проекте. Следует помнить: вы можете не получить их, если будете ждать до последнего момента, когда они вам понадобятся. Просто подумайте о менеджерах, которые должны быть вовлечены, чтобы получить одобрение. Их календари обычно заблокированы заранее.

Вы резервируете время за много недель или даже месяцев до того, как оно вам понадобится. Допустим, вы планируете ежемесячно проводить групповые собрания с участием более 20 человек. Сейчас вы резервируете конференц-зал подходящего размера на весь срок вашего проекта. Если вы уже знаете, что вам понадобится подпись вашего директора в конце июля, назначьте встречу через его помощника.

Что касается членов вашей команды, вы обычно не ограничиваете их время. Но я хотел знать, когда они были выключены. Поэтому я попросил всех ввести время своего отпуска в Excel. Таким образом, я мог видеть, были ли какие-либо конфликты, например, кто-то отсутствовал на критической стадии проекта.

Подумайте обо всех ресурсах и инструментах, которые могут вам понадобиться в ходе вашего проекта, и убедитесь, что у вас есть доступ к ним, когда это необходимо!

Бонус: подготовьтесь к неудаче

Как менеджер проекта вы похожи на командира лодки, который должен вести свой корабль по бурным водам. Если вы знаете, где ожидать обрывы, опасные течения или сильный шторм, у вас гораздо больше шансов добраться до места назначения.

Сначала вы садитесь и тщательно обдумываете все, что может пойти не так. Любые препятствия, которые могут поставить под угрозу успех вашего проекта.

Занесите все в таблицу Excel.

Затем, в качестве второго шага, обсудите возможные меры, которые либо помогут полностью устранить риск, либо снизят его воздействие.

Для примера:

Если в вашей команде есть технический эксперт, есть вероятность, что он будет недоступен на критической стадии вашего проекта, будь то из-за болезни или смены работы. В качестве смягчающего действия вы можете добавить второго программиста в качестве резервного и потребовать, чтобы оба коллеги работали в тесном контакте, чтобы делиться знаниями.

Если это невозможно, вы можете, по крайней мере, найти постороннего человека, которого можно было бы привлечь к проекту в случае чрезвычайной ситуации.

Теперь, если вы просто исходите из собственного опыта, велика вероятность, что вы упустите некоторый потенциальный риск. Это опасно. Вот почему я всегда разговариваю с другими людьми, чтобы узнать второе мнение. Также очень полезно поговорить с руководителями проектов, которые вели аналогичные проекты.

Любая проблема, о которой вы подумали раньше, означает меньше проблем на пути! Вы будете готовы, если что-то пойдет не так, и вместо того, чтобы впадать в измотанный режим, сможете реагировать спокойно и с ясным настроением.

Это один из самых важных моментов, и я хочу, чтобы вы усвоили концепцию подготовки к риску.

Вот несколько примеров того, как мы справлялись с рисками в некоторых из моих собственных проектов:

• Во время нашего проекта в Индии самым большим риском было несоблюдение индийского налогового законодательства. Индийские налоговые правила ужасно сложны! Мы легко могли что-то упустить или неправильно понять. Последствия были бы разрушительными. Вы не можете использовать ИТ-систему, которая выдает неверные налоговые декларации! Вот почему мы ОЧЕНЬ рано начали погружаться в налоговое законодательство и составлять обзор налоговых правил и соответствующих сценариев.
• Работа в разных часовых поясах
  Когда вы работаете с распределенными командами, у вас очень мало времени на телефонные звонки и т. д. На выполнение задач, которые можно выполнить за несколько часов, уходят дни или даже недели, потому что вам приходится полагаться на электронную почту коммуникация. Чтобы ограничить негативное влияние этого, мы назначили местного менеджера проекта, который координировал ресурсы в другом месте.
• Узкие места в ресурсах из-за параллельных проектов
  Обычно вам приходится «бороться», чтобы получить необходимые ресурсы, потому что ваши люди также поддерживают другие проекты. Если людям приходится тратить дополнительное время на другой проект, они могут не уложиться в сроки вашего проекта.