Предпроектная документация это: что это, состав и этапы разработки

Идеальная предпроектная документация. Объем и состав работ необходимый для эффективного результата — ЭНЭКА на vc.ru

166 просмотров

Стоит ли тратить средства на разработку предпроектной документации

Согласно Закону РБ «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности» разработка ППД обязательна. Именно по этим причинам появились люди, которые выполняют эту работу условно, как говорится «для галочки». Поэтому, последние несколько лет каких только ППД не встретишь, от трех листиков на коленке до многотомника, пользы от которого меньше чем от 1 кг макулатуры. Не удивительно, что из-за этого у Заказчиков сложилось определённое отношение к данному виду работ. В таких условиях, очень важно, найти разработчика, который выполнит качественную предпроектную документацию.

В 95% случаев дешевле и быстрее разработать сначала грамотный предпроект, выяснить необходимый объем работ и составить четкое техническое задание на проектирование. Потому как, изменение разделов проекта в связи с выясненными новыми обстоятельствами (например, не согласование в одной из инстанций, недостаточная площадь участка, отсутствие возможности установить оборудование в существующее здание и многое другое) приводит к финансовым и временным затратам выше чем при наличии ППД.

Как правило, Заказчик смотрит на свой проект упрощенно и с огромным оптимизмом, но зачастую реальность немного иная. Когда, например, Заказчик хотел построить небольшое придорожный сервис (на несколько номеров) и кафе. При соблюдении требований норм и законодательства, небольшой проект вылился в строительство внушительного количества парковочных мест, отдельных входов и лифтов для номеров и строительство непростой инженерной инфраструктуры. Как итог, возникает проблема с согласованиями или с недостаточной площадью земельного участка.

Чем раньше Вы осознаете реальные возможности объекта (нагрузки, возможность применение бизнес концепции на данной местности, конфликт разных технологических процессов друг с другом), тем лучше и дешевле в итоге.

Основная задача ППД – ответить на вопрос «Возможна ли реализация проекта в представленных условиях», получить данные, необходимые для ответа на вопрос «Стоит ли реализовывать проект в том виде в котором он изначально задуман». Она необходима как точка опоры при принятии серьезных технических, финансовых и юридических решений еще до начала проектирования.

Чем регламентируются требования к предпроектной документации

Состав и требования к предпроектной документации представлены в ТКП 45-1.02-298-2014 «Предпроектная документация состав и порядок разработки» для объектов строящихся в РБ и Постановлении № 1008 «О порядке проведения государственной экспертизы и утверждения градостроительной, предпроектной и проектной документации» для объектов расположенных в РФ.

Что требовать от разработчика в первую очередь

• Решение вопросов связанных с выделенным земельным участком или существующим зданием

Наличие земли или здания в собственности не решает вопросов связанных с проектированием и строительства объекта. На стадии проектирования, уже поздно решать такие вопросы. Необходимо знать, что вопросы связанные с расположением зданий на участке или оборудования в существующем здании будут соответствовать требованию законодательства, экологическим и нормативно-техническим нормам. После составления ТЗ и заключения договора на проектирование, не будет возможности перенести здание или технологическое оборудование в другое место без переполучения всех исходных данных и техусловий. Все сложнее чем кажется.

• Разработку архитектурной концепции, планировки, фасадов, цветовых решений объекта (эскизный проект)

Предпроектная документация позволяет проработать стилистику и архитектурный образ будущего объекта, его расположение на генплане с учетом подъездов и окружающей инфраструктуры. Выполнить компоновку помещений с учетом архитектурных, технологических и пожарных норм. Решить вопросы энергоэффективности будущего здания. Как следствие разработать эстетичную, эффективную архитектурную концепцию объекта с учетом всех пожеланий Заказчика. На данном этапе должны рассматриваться все необходимые варианты, а выбран самый лучший.

• Предложений современного эффективного оборудования и технологий

Заказчику могут и должны быть предложены современные и эффективные решения. Которые значительно сократят эксплуатационные затраты в будущем, рассчитан экономический эффект от их внедрения и будут учтены при составлении ТЗ на проектирование.

• Анализ возможности подключения к инженерным сетям

В ППД осуществляется проработка решений инженерной инфраструктуры, такие как необходимость выноса инженерных сетей и эскизные решения трассировки новых сетей. Это дает понимание, как и что придётся сделать для подключения объекта к инженерной инфраструктуре.

• Разработку и согласование ТЭО

Технико-экономическое обоснование необходимо разработать в случае строительства собственного энергоисточника. Основная задача, обосновать строительство и согласовать решение в местных органах управления, с разработчиком схемы теплоснабжения, департаментом по энергоэффективности.

• Обязательное получение разрешений согласующих инстанций

ППД — это согласования с заинтересованными инстанциями, в зависимости от вида объекта строительства это может быть, КАиГ, разработчик схемы теплоснабжения, департамент по энергоэффективности, департамент авиации, генеральный штаб ВС и многие другие.

• Проверить соблюдение базовых размеров санитарно-защитной зоны

Одна из часто встречаемых проблем при проектировании без разработки ППД, это проблемы связанные с санитарно-защитной зоной и общими экологическими вопросами проектируемого объекта и расположенных рядом объектов.

• Разработку оценки воздействия на окружающую среду (ОВОС)

Необходимо уточнить у разработчика попадает ли Ваш объект под требование законодательства о разработке ОВОС. ОВОС проходит экологическую экспертизу. Все принятые решения в технической части проекта должны быть учтены в ОВОСе, серьезные изменения в технологической части проекта могут повлечь повторное прохождение экологической экспертизы.

• Проведения общественных обсуждений (в случае разработки ОВОС)

Если объект попадает под требования разработки ОВОС, то после разработки ОВОС, до подачи в экологическую экспертизу, необходимо провести общественные обсуждения. Основная задача на данном этапе — доказать соблюдения всех экологических норм и требований законодательства при реализации проекта. Отсутствие негативного влияния объекта на жизнь проживающих рядом граждан. Продолжительность данной процедуры составляет один месяц. В течение 10 рабочих дней с даты начала общественных обсуждений принимаются заявлением граждан и юридических лиц о необходимости проведения собрания, которое проходит не ранее чем через 25 календарных дней с даты начала обсуждений. На собрании разработчик обязан ответить на интересующие граждан вопросы. Поэтому, чем раньше вы разработаете ОВОС и проведете общественные обсуждения тем лучше. Не стоит терять время, необходимо провести обсуждения в рамках предпроекта и полученные замечания учесть при проектировании.

• Исходные данные и нагрузки для получения технических условий (ТУ)

Выполнив ППД Заказчик получает значения нагрузок для всех инженерных сетей включая тепловые, электрические, необходимое количество природного газа, воды и других необходимых ресурсов. Имея на руках просчитанные нагрузки и объемы потребления ресурсов исключаются проблемы связанных с получением технических условий.

Зачастую, при отсутствии ППД заявляется завышенные или заниженные нагрузки и технические условия приходится получать заново, уже в процессе проектирования, а этот процесс занимает значительное время. Все это время проект простаивает и по нему не ведутся работы. Хотя срок разработки ППД не превышает месяца, пожалев время изначально, Заказчик теряет время и нервы на получение новых ТУ, зачастую обновлять приходится не одно ТУ, что стопорит проект весьма надолго и «летит» все.

• Детальный план производства работ

План производства работ дает понять временные отрезки для каждого этапа реализации проекта. Когда проект качественно разбит на временные этапы, когда определен «Dead line» для каждого из этапов реализация проекта, все прозрачно и понятно и как следствие реализация идет более быстрыми темпами.

• Детально рассчитать итоговую стоимость строительства

Капзатраты – это один из основных показателей к которому всегда повышенное внимание и от которого зависит судьба проекта. Определения стоимости реализации проекта зависит от качества выполненной документации и глубины проработки.

Разумеется, что цифра не совпадёт с ПСД точь в точь из-за разной глубины проработки, но для оценки и принятия решения о продолжении строительства или о взятии кредита, этого более чем достаточно. Помните, две-три строчки в табличке ППД под название капитальные затраты, это не проработанный расчет, от которого мало толку и вероятность ошибки очень велика, такому не стоит доверять. Требуйте более детально расписать статьи капзатрат.

• Расчет экономических показатели реализации проекта, анализ чувствительности (в случае наличия рисков изменения стоимости ресурсов или др.)

Заказчик получает экономические показатели с учетом данных которыми он не мог располагать ранее, в основном это касается энергетических, материальных ресурсов, размеров зданий с учетом технологических, пожарных требований и устанавливаемого оборудования. Как итог, он получает корректные экономические показатели, которые зачастую разняться с просчитанными до ППД. На основании полученных показателей можно сделать вывод о нерентабельности или о расширении объекта строительства.

Не стоит забывать, что адекватный разработчик ППД, при возможности, обязательно предложит такие решения, которые сократят затраты на эксплуатацию проектируемого объекта, что в свою очередь улучшит окупаемость проекта.

• Проработанное техническое задание на проектирование

На основании выполненных разделов ППД разрабатывается техническое задание на проектирование. Так как основные решения концептуально проработаны в ППД, техническое задание должно быть подробное и предусматривать все технические требования, необходимые для выполнения качественного проектирования. Зачастую, в составе ТЗ появляются важные требования к которым до ППД не уделялось должного внимания.

Заключение

При разработке предпроектной документации рекомендуем:

• Обращаться к разработчикам, где есть технологи, специалисты способные проработать все необходимые разделы ППД от технологических решений до инженерных сетей, генерального плана и архитектуры;
• Определить перечень необходимых работ (вышеупомянутых в статье) под разработку которых попадает Ваш объект. Разработать дорожную карту реализации работ на стадии ППД;
• Результатом работ является не только разработанная ППД, но и все согласования от инстанций, которые влияют на дальнейшую реализацию проекта.

что это и почему она так важна? / Хабр

Среди моих знакомых нет ни одного, кто любил бы писать технические задания или что-то вроде этого. Чертить на салфетках планы захвата вселенной, собирать лэйауты из разноцветных стикеров, шлифовать концепцию в голове и на словах – это все любят и умеют делать, а вот сесть и как следует записать…
Меня, например, любой шаблон серьезного документа погружает в глубочайшую тупку.

У моих знакомых очень много хороших идей, но с таким подходом, слава богу, что дело редко доходит до производства. Почему? Плохо продуманные проекты редко бывают успешными. Либо команда по уши вязнет в тех работах, которые не были видны в начале, либо получается кривоватый, плохо приспособленный к жизни гоблин. Плохо масштабируемый к тому же.

Необходимость формулировать, множество раз отвечать на вопрос “Что?” или “Для кого?” идут идее только на пользу. Эта работа позволяет избавиться от шелухи и проверить идею на прочность. Кроме того, предпроектная документация нужна для того, чтобы сэкономить время и деньги – чем тщательнее вы продумаете проект в начале, тем быстрее и качественнее он будет сделан.

Существует огромное количество методик сбора и анализа данных, тьма методологий по разработке ПО, но нет пока ни одной, которую бы можно было без оглядки применять в веб-разработках. Да и черт бы с ней, с методологией! У хорошей предпроектной документации есть четыре составляющих – бизнес-концепция, анализ рынка и конкурентной среды, требования к продукту и макеты. Об этом и поговорим.

Зачем вообще нужна предпроектная документация?

Предпроектная документация нужна, в первую очередь, как точка опоры – нам нужно на что-то опираться при принятии решений. Здорово, когда эта опора объективна.

Основная задача предпроектной документации – внести ясность. Ответить на вопрос «Что, для кого и каким образом мы делаем?» и получить данные, необходимые для ответа на вопрос «А стоит ли это вообще делать?».

Удачная предпроектная документация служит отличной основой для написания функциональных требований, технического задания, пользовательской документации, стратегического плана, пресс-релизов; а также для согласования деталей проекта со смежными подразделениями и руководством.
До начала расходования дорогостоящих програмистских человеко-часов, надо заметить!

Кроме того, удачная предпроектная документация позволяет с очень высокой точностью предугадать масштаб бедствий – оценить затраты на разработку основного и дополнительного функционала, составить бюджет проекта.

Каких проблем поможет избежать удачная предпроектная документация?

Я уже говорила о том, что качественная предпроектная документация позволяет, в первую очередь, проверить концептуальную и экономическую целесообразность первоначальной задумки.
Чем тщательнее вначале будут продуманы основные вопросы, тем меньше лишних человеко-часов будет потрачено на переделывание, допиливание, натягивание… Выбирать оптимальное техническое решение проще, когда вы понимаете, что собираетесь делать и как будете развиваться дальше.

Из чего состоит хорошая предпроектная документация?

Бизнес-концепция, анализ рынка и конкурентной среды, функциональные требования, графические макеты – вот четыре составляющих хорошей предпроектной документации.

Рассмотрим более внимательно каждую составляющую.

Бизнес-концепция

Бизнес-концепция – самый важный документ. В этом документе рассматриваются следующие вопросы: суть и содержание бизнеса (что), аудитория/потребитель (для кого), бизнес-модель (где бабло) и конкурентные преимущества (почему именно наши слоны).

Помимо этого, бизнес-концепция определяет предполагаемую нишу, стратегию завоевания рынка (выхода на рынок) и стратегию развития бизнеса.

Удачная бизнес-концепция является прекрасной базой для написания пресс-релиза, руководства пользователя и для принятия самых разнообразных решений.

Анализ рынка и конкурентной среды

После того, как мы придумали что, как и для кого мы собираемся делать и с чего стричь бабло, неплохо бы убедиться в том, что рынок готов к нашему гению.

(Этот этап в некоторой степени идет параллельно с написанием бизнес-концепции; очевидно, что для написания раздела о конкурентных преимуществах необходимо изучить конкурентов)

Требования к продукту (Функциональные требования)

Функциональные требования – это документ, который дополняет и расширяет бизнес-концепцию. Он отвечает на вопрос «Каким образом?».

Макеты

Что такое макеты знают все, но не все знают, что это не просто картинки. Каждый графический макет – это результат анализа массы данных. Это точная наука.

(Об этом я расскажу в среду в заметке “Дизайн – это не картинка, дизайн – это процесс”).

У идеальной предпроектной документации есть и пятая составляющая – гайдлайн.

Гайдлайн

Это техническая спецификация графической концепции. Почему следует тратить на это драгоценное время? Потому что в итоге это съэкономит ресурсы. Во-первых, гайдлайн избавит Вас от дальнейшей необходимости думать о таких вещах, как расположение тех или иных элементов. Во-вторых, избавит дизайнера от необходимости отвечать в стотысячный раз на вопрос “А вот тут какие расстояния?”. В-третьих, вы же документируете код, чем дизайн хуже?

*
Итак, удачная предпроектная документация позволяет внести ясность, служит точкой опоры для принятия решений, отвечает на вопросы “Что и для кого мы делаем?”, “Откуда берем деньги?”, “Кто эти люди, которые принесут нам бабло”, “Почему они понесут его именно нам?” и “Кто может помешать нашему обогащению?”.

Хорошая предпроектная документация является исчерпывающим фундаментом для подробнейшего технического задания, бюджета проекта, руководства пользователя, рекламных проспектиков и прочего мерчендайзинга.

Кроме того:

• это экономит ваше время и средства
• вносит ясность
• заставляет еще раз (много раз) обдумать идею
• если у вас есть хорошая предпроектная документация, мир уже у ваших ног

Документы, которые вы ДОЛЖНЫ создать для любого проекта [Полный список + шаблоны]

Если вы часто застреваете при настройке проекта, эта статья поможет вам. Я собираюсь показать вам подход, основанный на документах, для подготовки и настройки новых проектов. Любой проект.

Следуя моему подходу и выполняя домашнее задание (главным образом уточняя цель проекта), вы больше не застрянете во время запуска проекта. Обновление

: я только что выпустил новый видеокурс, в котором я покажу вам, как именно создать необходимую документацию для вашего проекта. Нажмите здесь, чтобы узнать подробности.

От ошеломления к ясности

Мы застреваем, когда сосредотачиваемся на слишком многих вещах одновременно:

• Решаем, как работать над вашим проектом
• Получение оценок от членов команды
• Привлечение заинтересованных сторон
• Настройка бюджета
• Настройка общего доступа к документам
• Как заставить ваш новый ноутбук работать
• .. ДОБАВЬТЕ 100 ДРУГИХ ПРИЧИН

В итоге вы полностью подавлены и не можете двигаться вперед.

И я не хочу, чтобы это случилось с тобой.

Вот как вы можете избежать перегруженности новыми проектами:

Задайте себе этот вопрос

Вместо того, чтобы начинать с пустой страницы, задайте себе этот вопрос:

Какие документы мне нужно подготовить для моего нового проекта?

Так ваша работа станет намного проще.

Почему разумно начать с документов

Когда вы сосредоточитесь на документах, которые необходимо создать, вы получите пошаговый процесс настройки проекта. Создание проекта становится похоже на рисование по номерам.

И даже картина Моны Лизы становится достижимой, когда все, что вам нужно сделать, это заполнить шаблон.

Посмотрите на это:

Я не говорю все станет легко. Ведение проекта остается тяжелой работой. Но, по крайней мере, теперь у вас есть путь, который приведет вас к полному и последовательному плану действий.

И все, что вам нужно сделать, это заполнить документы, один за другим, пока ваш проект не будет полностью спланирован.

Таким образом вы можете организовать свой календарь.

Например:

• Сегодня вы пишете устав проекта
• На следующий день вы создаете расписание
• На следующий день вы снова планируете бюджет
• и т. д.

После 2-3 недель работы с Word и Excel ваш проект готов к работе!

Писать значит думать

Знаете, что мне больше всего помогло в этом процессе?

Изложение ваших идей на бумаге заставляет вас обдумать свою идею и проверить, действительно ли она имеет смысл. Вот так ваш первоначальный дерьмовый план в итоге становится незыблемым.

Просто запишите, подумав и доработав.

Необходимые документы для любого проекта

Вот минимальный набор необходимых документов:

Вы можете получить все эти шаблоны документов с моим Project Template Pack .

Описание документов

Узнайте, для чего предназначен каждый документ. Я добавил свои шаблоны.

1. Отслеживание действий и проблем

Записывайте все действия и проблемы в простой файл Excel. Вот трекер действий, который я использую:

Получите все мои шаблоны проектов (включая трекер действий) с моим Project Template Pack .

2. Устав проекта

Устав проекта подобен контракту между вами и клиентом. Он содержит важную информацию о проекте, такую ​​как вехи, бюджет, расписание и общий объем работ, в обобщенной форме.

Узнайте, как заполнить устав проекта и скачайте шаблон (та же ссылка).

Устав проекта обычно создается в тесном сотрудничестве с вашим клиентом. Вы сидите вместе и обсуждаете ожидания, обязанности, важные вехи и другие вещи. Затем вы документируете все в уставе проекта и вносите изменения с учетом отзывов клиента.

3. Организация проекта

Простая организационная схема всей организации проекта. Он показывает, кто работает в проекте.

Вы уже видели такие организационные схемы:

Нужен шаблон? Получите здесь шаблон организационной схемы моего проекта.

4. Роли и обязанности в проекте

Людям нужна ясность в том, что они должны делать. В противном случае члены команды будут носиться как безголовые курицы, и проект не сдвинется с мертвой точки.

Создайте простой Powerpoint с ключевыми ролями и обязанностями. Я рекомендую прочитать мою статью об определении ролей и обязанностей.

После того, как вы определили роли и обязанности, поделитесь информацией на собрании группы или на старте проекта. вам недостаточно знать, что должны делать члены команды. Ты должен объяснить это своим людям!

5. План проекта

План проекта показывает всем, что должно быть сделано и к какому сроку. Вы можете использовать мой шаблон плана проекта для Excel, который включен в мой пакет шаблонов проектов.

Если вы регулярно создаете план проекта, я рекомендую использовать такой инструмент, как Tom’s Planner — он значительно упрощает рисование диаграмм Ганта.

6. Бюджет проекта

Очевидно, что вам нужно куда-то поместить затраты… трекер бюджета!

Вы можете получить мое средство отслеживания бюджета для Excel как часть моего пакета шаблонов проектов.

Файл позволяет вам планировать расчетные усилия и затраты и отслеживать фактические расходы ежемесячно.

Если вы впервые составляете бюджет проекта, прочитайте мое практическое руководство по составлению бюджета проекта. В статье показано, как оценить и рассчитать стоимость проекта для каждой категории, от личных усилий до платы за материалы и услуги и капитальных затрат.

7. Матрица заинтересованных сторон

Я рекомендую вам также создать матрицу заинтересованных сторон. Это обзор всех заинтересованных сторон проекта или, другими словами, список людей (или организационных единиц), которые могут быть затронуты вашим проектом.

Почему стоит создать обзор? Вы не хотите пропустить никого в своем проекте, кто действительно мог бы сказать о нем. Кроме того, вы хотите заблаговременно сообщить людям, на которых может повлиять масштаб проекта.

Помните, что заинтересованные стороны могут быть как внутренними, так и внешними (например, государственные учреждения).

Составление матрицы заинтересованных сторон требует некоторого времени и некоторой «детективной работы».

8. Журнал рисков

Преимущества ориентированного на документы подхода к планированию проекта становятся очевидными, когда мы говорим о создании реестра рисков.

Реестр рисков (или журнал рисков) — это место, где вы записываете наиболее серьезные риски, с которыми может столкнуться ваш проект. Он не только определяет эти риски, но также требует, чтобы вы думали о действиях по смягчению последствий. Действия, которые либо снижают негативное влияние риска, либо альтернативные шаги, которые вы можете предпринять, если ваш первоначальный план не сработает (ваш план «Б»).

Следует ли вам создать журнал рисков? Абсолютно!

Получите все мои шаблоны проектов (включая журнал рисков) с моим Project Template Pack .

9. План коммуникаций проекта

Как часто собирается команда проекта? Когда вы отправляете руководству обновления по электронной почте?   Каков процесс эскалации?

Это то, что вы определяете в документе плана коммуникации проекта (включая шаблон).

Причина, по которой план коммуникации так важен: как я подчеркивал и в других своих статьях, хорошая коммуникация абсолютно необходима для успеха вашего проекта:

• Хорошая коммуникация означает, что новости и обновления регулярно команда и заинтересованные стороны. Таким образом, люди знают, где находится проект. И они знают, какие действия или вопросы еще открыты и требуют их внимания.
• Хорошая коммуникация также означает содействие командному сотрудничеству. Это означает, что участвующие члены команды собираются вместе за одним столом, чтобы работать над общими задачами или проводить мозговой штурм потенциальных решений проблем, с которыми сталкивается проект.

План коммуникаций определяет тип и частоту встреч и обновлений по электронной почте и, таким образом, обеспечивает надлежащее сотрудничество и общение в рамках проекта.

10. Описание содержания (спецификация требований)

Этот документ должен включать подробное описание содержания проекта и требований заказчика (что подразумевается под содержанием проекта?)

Например, если вы строите новую машину для заказчику, в заявлении о содержании должно быть подробно указано, что машина должна делать и как она будет использоваться.

Если вы настраиваете новую ИТ-систему, описание содержания (или спецификация требований) должно включать подробное описание функций системы и интерфейсов с другими системами.

В документе о содержании определяются сроки и бюджет проекта, поэтому его следует составлять с большой осторожностью. Часто это может быть долгим процессом, но стоит потратить время, пока у вас не будет утвержденного и точного документа по объему работ.

11. Отслеживание запросов на изменение

По мере продвижения проекта в первоначально согласованный объем будут вноситься изменения. Это совершенно нормально, и вы не можете полностью избежать этого.

Примеры:

• Ваш клиент может решить, что ему нужен мрамор вместо деревянного пола в его новом доме.
• При развертывании ИТ-системы заказчик понимает, что систему необходимо подключить к другой внешней системе, которая изначально не рассматривалась.

Оба примера представляют собой так называемые изменения  (или запросы на изменение) исходного объема проекта. Они оба повлияют на стоимость проекта и, возможно, также на сроки. Другими словами: проект может потребовать больше времени.

Рекомендуется отслеживать такие изменения в простом средстве отслеживания изменений . Даже если они маленькие. Это позволяет настроить формальный и хорошо организованный процесс, в котором каждое изменение проверяется, оценивается (дополнительная стоимость) и утверждается.

Ни одно изменение не будет забыто, и никто не сможет обвинить вас, когда бюджет проекта увеличится из-за внесения изменения. Так что это тоже способ защитить себя.

Для больших изменений я рекомендую вам создать специальную форму запроса на изменение. Это просто подробная спецификация нового требования.

В моей статье об объеме проекта вы найдете трекер изменений Excel, а также форму запроса на изменение.

Еще несколько проектных документов, которые я здесь не перечислил

Есть несколько проектных документов, которые я не включил в обзор. Это потому, что я не считаю их необходимыми для успешного проекта. Однако вы можете захотеть использовать тот или иной вариант, если этого требуют внутренние правила проекта или если вы просто считаете их полезными.

• Экономическое обоснование:  Вы создаете экономическое обоснование, чтобы показать, что ваш проект имеет экономические и стратегические преимущества. Для многих проектов это имеет смысл. С другой стороны, многие проекты начинаются без учета экономической выгоды. Они просто запущены, потому что они должны быть сделаны. Примером может служить модернизация устаревшего ПК или сетевой инфраструктуры компании.
• Отчет о статусе проекта:  Каждый использует свой собственный шаблон для сообщения о статусе проекта. Я не хотел ограничивать вас в этом отношении. Если вы ищете проверенный шаблон, получите мой шаблон статуса проекта.
• Документ об извлеченных уроках: Проведение семинара по извлеченным урокам после завершения проекта является отличной практикой. Это делает любой будущий проект лучше, потому что вы учитесь на том, что сработало (или не сработало). Но для самого вашего проекта документ об извлеченных уроках не требуется.

Если вам интересно, у меня есть видеокурс о проектной документации

Похожие посты, которые вам также могут понравиться

Адриан Ноймайер

Привет! Я Адриан, бывший старший менеджер ИТ-проектов и основатель Tactical Project Manager. Я создал сайт, чтобы помочь вам стать отличным руководителем проекта и успешно управлять интенсивными проектами!

Смотрите сообщения автора

Проектная документация: 15 основных документов

Лидерство, управление проектами 101

Руководитель проекта

Джейсон Уэстленд | 5 августа 2022 г.

Содержание

• Что такое проектная документация?
• Документация проекта по фазам проекта
• 15 основных проектных документов
• Что стоит документировать?
• Рекомендации по проектной документации
• Как ProjectManager помогает с проектной документацией

Руководители проектов осознают важность проектной документации. Документы проекта должны быть точными и постоянно обновляться, чтобы соответствовать проекту. Создание проектной документации и управление ею на протяжении всего жизненного цикла проекта имеет решающее значение для успеха проекта, но с чего начать?

Это руководство определяет, что такое проектная документация и почему она важна, а также перечисляет 15 основных проектных документов, которые вы всегда должны создавать для планирования и выполнения своих проектов.

Что такое проектная документация?

Термин проектная документация относится к документам по управлению проектом, которые создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эти документы, такие как план проекта, график проекта или бюджет проекта, определяют действия, процедуры и рекомендации, которым должна следовать команда проекта.

Проектная документация имеет несколько целей, таких как планирование проекта, управление затратами или управление рисками. Кроме того, существуют определенные проектные документы, которые должны быть созданы на определенном этапе проекта, поскольку они закладывают основу для следующего шага. Например, план управления проектом должен быть создан до начала фазы выполнения проекта.

может помочь вам систематизировать и обмениваться информацией, которая имеет решающее значение для успеха вашего проекта. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой, которое имеет неограниченное хранилище файлов и позволяет легко обмениваться документацией по продукту с вашей командой и заинтересованными сторонами. Все его многочисленные представления проекта используют один источник информации, чтобы держать всех на одной странице. Начните бесплатно.

Давайте посмотрим, какие проектные документы следует создавать на каждом этапе проекта.

Проектная документация по фазам проекта

Проекты различаются по размеру и сложности, и некоторые из них требуют более полной проектной документации, чем другие. Вот обзор некоторых документов проекта, которые обычно создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

• Инициирование проекта: Устав проекта, краткое изложение проекта, экономическое обоснование, повестка дня стартового собрания проекта
• Планирование проекта: План управления проектом, структурная структура работ, бюджет проекта, график проекта, план управления изменениями, план управления содержанием, план управления рисками
• Выполнение проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, расписания, запросы на изменение, заказы на изменение
• Мониторинг и контроль проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, табели учета рабочего времени
• Закрытие проекта: Шаблон закрытия проекта, список недостатков

Теперь, когда у вас есть представление о правильной проектной документации для каждой фазы жизненного цикла вашего проекта, давайте углубимся в некоторые важные документы по управлению проектом.

15 основных проектных документов для включения в проектную документацию

Вот краткое описание важных документов проекта и соответствующий шаблон управления проектом для каждого из них. Не забудьте проверить нашу библиотеку бесплатных шаблонов управления проектами , где вы найдете десятки шаблонов для создания документации по проекту.

1. План проекта

План проекта является наиболее полным из всех документов по управлению проектом, поскольку в нем собраны документы проекта, созданные на этапе планирования проекта. Например, ваш план проекта должен включать бюджет проекта и график проекта.

2. Устав проекта

Устав проекта пишется на этапе инициации проекта и закладывает основу для плана проекта. Руководители проектов используют уставы проектов, чтобы предоставить заинтересованным сторонам, спонсорам и клиентам краткий обзор проекта.

3. Экономическое обоснование

Как и устав проекта, экономическое обоснование — это документ, который создается на этапе инициации, чтобы убедить участников проекта в ценности проекта, объясняя потенциальные выгоды, которые он может принести их организации.

4. График проекта

На базовом уровне расписание проекта определяет график выполнения всех задач проекта. Он также может включать более подробную информацию, такую ​​как ресурсы, необходимые для каждой задачи, кто за нее отвечает, резерв или резерв вашего проекта и критический путь. Диаграмма Ганта ProjectManager — идеальный инструмент для создания подробного расписания проекта.

5. Реестр рисков

Этот документ позволяет зарегистрировать все потенциальные риски проекта и включает краткое описание их потенциального воздействия и вероятности. Реестр рисков является важным проектным документом, поскольку он предоставляет важную информацию для вашего плана управления рисками, который содержит все документы, стратегии и рекомендации по управлению рисками.

6. Заявление о сфере применения

Заявление о содержании определяет действия, которые будут выполнены для завершения проекта. Он используется менеджерами проектов, чтобы сообщить заинтересованным сторонам, что будет сделано, а что нет, чтобы ожидания были ясны с самого начала. Это часть плана управления содержанием, всеобъемлющего документа, в котором объясняются процедуры и рекомендации, относящиеся к содержанию проекта.

7. Бюджет проекта

Бюджет проекта является важным документом управления проектом. Чтобы создать его, вам необходимо оценить затраты на проект, включая рабочую силу, материалы, оборудование и все, что необходимо для выполнения проекта.

8. План коммуникаций проекта

План коммуникации устанавливает все принципы коммуникации между членами команды и заинтересованными сторонами проекта. Он определяет используемые каналы коммуникации, график коммуникации, роли и обязанности среди других деталей, чтобы упростить процесс коммуникации на протяжении всего жизненного цикла проекта.

9. Отчет о состоянии проекта

Отчеты о состоянии проекта — обязательный инструмент управления проектами, поскольку они позволяют вам проверять состояние вашего проекта в любой момент времени и обмениваться данными с заинтересованными сторонами, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Отчеты о состоянии являются краткими и содержат только наиболее важную информацию.

10. Шаблон закрытия проекта

Всегда необходимо создавать проектную документацию в конце этапа закрытия проекта. Это связано с тем, что руководителям проектов необходимо закрывать контракты, создавать документ «извлеченные уроки» и получать официальное одобрение заинтересованных сторон среди других важных задач. Все это должно быть задокументировано, чтобы ничего не провалилось.

11. Шаблон проектного предложения

Предложение по проекту — это документ управления проектом, в котором содержится краткий обзор ключевых областей проекта. Его основная цель — убедить потенциальных заинтересованных лиц в ценности проекта на этапе инициации. Это должен быть убедительный документ, в котором выделяются основные преимущества, цели и требования.

12. Краткое описание проекта, шаблон

Краткое описание проекта — это краткая версия вашего плана проекта, предназначенная для такой аудитории, как межфункциональные команды или заинтересованные стороны, которым не нужно погружаться во все детали плана управления проектом, но все же необходимо иметь представление о цели проекта, бюджет, роли и обязанности среди других ключевых аспектов.

13. Шаблон сбора требований

Требования к проекту — это цели и спецификации, которые ожидаются от проекта, чтобы убедиться, что все заинтересованные стороны удовлетворены. Наш бесплатный шаблон сбора требований поможет вам задокументировать все требования вашего проекта.

14. Шаблон обзора проекта

Обзор проекта — это одностраничный документ, в котором излагаются наиболее важные аспекты проекта, такие как его сроки, этапы, бюджет, статус, а также роли и обязанности членов команды.

15. Шаблон устава команды

Устав команды — это документ по управлению проектом, в котором показаны роли, обязанности, результаты и ресурсы команды проекта. Это помогает менеджерам проектов понять рабочую нагрузку и цели каждого члена команды для лучшего планирования ресурсов.

Что стоит задокументировать

Независимо от структуры вашей организации способность записывать и документировать все аспекты проекта жизненно важна для успешного руководителя проекта. Несколько отчетов, диаграмм, графиков, документов, запросов на изменение и обновлений состояния необходимо поддерживать на протяжении всего жизненного цикла проекта, а документация работает, чтобы объединить разрозненные части проекта и довести его до успешного завершения.

Однако ваше время ограничено, как и терпение большинства организаций для утомительной бумажной работы. Как вы можете поддерживать эффективность и эффективно документировать проект? Примите во внимание следующее, чтобы определить, что стоит документировать:

• Все, связанное с клиентом . Представьте, что клиент внезапно ставит под сомнение решение, принятое несколько месяцев назад. Клиент говорит, что они выбрали одно направление, а ваша компания при внедрении решила пойти по другому пути. Четкая документация по встречам с клиентами, включая заметки с датами, временем и участниками, помогает устранять недоразумения.
• Юридические предписания — Для некоторых проектов юридические группы должны просматривать документацию во время проекта. Для общедоступных проектов могут существовать процессы надзора и проверки, которые анализируют проект после его завершения. Узнайте, какие требования к документации нужны вашей команде юристов до начала вашего проекта. Играть в догонялки в такой среде рискованно.
• Правильный объем процесса . Хотя вы не хотите запутаться в документировании стольких планов и процессов, которые вы на самом деле не обрабатываете, вам необходимо некоторое определение плана и целей проекта. Пусть ваша организационная структура определяет, сколько процессов нужно документировать. Например, попытка работать без процессов над проектом, для которого требуется юридическая документация, только создаст проблемы для вашего проекта. Если вы сомневаетесь, лучшим подходом является документирование.
• Изменения в проекте . Текущие обновления проекта необходимо документировать, особенно по мере изменения целей проекта. В идеале у вас должен быть онлайн-инструмент управления проектами в режиме реального времени, чтобы ваши ресурсы и изменения задач планировались в режиме реального времени, а проблемы фиксировались по мере их возникновения. Однако более значительные воздействия на план проекта следует добавлять в проектную документацию с контролем версий.

Рекомендации по проектной документации

Итак, каковы наилучшие стратегии, которые вы должны использовать, чтобы ваша документация была эффективной, действенной и своевременной? Чтобы привести документацию в соответствие с передовыми практиками, выполните следующие действия:

• Не торопитесь – Используйте свой календарь! Многие люди думают, что календари предназначены только для планирования встреч. Это не. Используйте его, чтобы запланировать 2-3 часа непрерывного времени для сборки важного документа. Вместо того, чтобы отвечать на звонки или разговаривать с коллегой, найдите время, чтобы войти в зону письма. Сосредоточив время и внимание, вы сможете добиться значительного прогресса. Точно так же каждую неделю выделяйте в своем календаре 10–15-минутные блоки для просмотра и обновления документации.
• Имейте правильный уровень детализации . Составление документации для инженеров отличается от документов, которые вы представляете руководителям. Инженерам нужны детали, которые вы можете предоставить, а у руководителей нет времени зацикливаться на деталях. Им просто нужны маркеры, итоги и следующие шаги. Вы должны определить правильный уровень документации для правильной аудитории.
• Используйте интеллектуальное хранилище . Ваша документация должна быть легкодоступной. Документация бесполезна, если она спрятана под скалой, где никто не может ее найти. Это включает в себя обеспечение наличия инфраструктуры для доступа к документации в Интернете, а также простоту и интуитивность понимания структуры и иерархии папок.
• Делитесь с другими . Большинство людей ненавидят собирать документацию, но любят, когда она упакована для них. Вы будете приятно удивлены тем, что люди действительно читают документацию! Используйте свое онлайн-программное обеспечение для управления проектами, чтобы хранить свои документы в Интернете вместе с проектом, в идеале в защищенной среде для совместной работы.
• Контроль версий и актуальность . Поддержание проектной документации в актуальном состоянии и актуальность является сложной задачей. Легко добраться до исходной версии, но мучительно возвращаться назад, обновлять документацию и поддерживать контроль версий. Самая большая помощь — это инфраструктура репозитория документов, которая у вас есть. Автоматический контроль версий позволяет вам управлять этим процессом, и потребители вашей документации всегда уверены, что у них есть последняя версия.

Как ProjectManager помогает с проектной документацией

ProjectManager — это программное обеспечение для работы и проектов, которое объединяет гибридные команды и способствует совместной работе. Все документы проекта могут храниться на инструменте, и каждый, кому нужен доступ к документам, будет иметь его. Вы можете создавать планы проектов и многое другое, что делает ProjectManager единственным программным обеспечением, которое вам нужно для успеха проекта.

Создание планов проекта на интерактивных диаграммах Ганта

Одним из наиболее важных документов проекта является план проекта. Вы можете сделать и поделиться этим с нашей диаграммой Ганта, которая упорядочивает все ваши задачи, связывает зависимости и намечает вехи, чтобы помочь вам оставаться в графике. Он даже фильтрует критический путь. Наши онлайн-диаграммы Ганта предоставляют данные в режиме реального времени, и ими легко поделиться, поэтому каждый всегда работает с самыми последними данными.

Отслеживайте свой проект с помощью информационных панелей в реальном времени

Ваша проектная документация только закладывает основу для выполнения вашего проекта. Чтобы придерживаться этих планов, вам нужен способ отслеживать прогресс и производительность в режиме реального времени. Наша живая информационная панель автоматически собирает, вычисляет и предоставляет показатели времени, рабочей нагрузки и т. д. в режиме реального времени. В отличие от других инструментов, настройка не требуется. Вы видите, что происходит, когда проект разворачивается.

Углубитесь в данные с помощью отчетов в один щелчок

Если представления высокого уровня недостаточно, вы можете создавать отчеты по проекту нажатием клавиши. Получите больше информации о ваших затратах, прогрессе и многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображались только те данные, которые вы хотите видеть. Вы можете прикреплять отчеты к электронным письмам заинтересованных сторон или распечатывать их для презентаций.

ProjectManager — это гибкий инструмент, позволяющий обновлять проектную документацию по мере необходимости по мере изменения проектов. Все получают уведомления по электронной почте или оповещения в приложении, поэтому никогда не возникает путаницы в отношении того, что ожидается. Используйте инструмент, который управляет вашим планом проекта, ресурсами, стоимостью и командой, сохраняя при этом всю проектную документацию, необходимую для достижения успеха.

Связанный контент

• Как написать резюме проекта (бесплатный шаблон включен)
• Как написать описание проекта: краткое руководство
• Как написать резюме: краткое руководство
• Полное руководство по диаграммам Ганта
• Полное руководство по отслеживанию проектов
• Как использовать журнал решений по проекту для получения оптимальных результатов

Конечно, документация может стать проклятием для вашего проекта, но она вам нужна. Есть инструменты, которые помогут вам сделать это проще, лучше и быстрее.