Как делать план проекта: 7 шагов к успешной реализации

7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

• Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
• Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
• Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
• Конечный пользователь;
• Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

• Создавать и распределять задачи;
• Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
• Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
• Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
• Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
• Устанавливать стоимость ресурсов;
• Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
• Следить за ключевыми событиями;
• Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

• Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
• Плохо обозначенные требования и пожелания;
• Плохо обозначенные роли и ответственности;
• Перемены в требованиях;
• Новые требования;
• Сокращение бюджета;
• Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте. 

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

• Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.  
• Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
• Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
• Работы с возможными рисками.
• Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

4.4 7 голоса

Рейтинг статьи

Основы плана проекта: советы по управлению проектом

Раннее утро понедельника. Ваши руководители приглашают вас на совещание, чтобы обсудить некоторые ключевые инициативы, которые они надеются реализовать в этом квартале. Вам поручено составить удобный план проекта, который ваша команда сможет выполнить по этим инициативам. Они хотят получить его к концу недели. Но с чего начать?

Не паникуйте! Вам не нужно знать все основы управления проектами, чтобы выполнить успешный план проекта. Следуйте этим шести шагам, чтобы создать план управления проектом и уверенно руководить своей командой.

Шаг 1: Определите и встретитесь с заинтересованными сторонами

Заинтересованным лицом является любое лицо, на которого влияют результаты вашего плана проекта. Это включает ваших клиентов и конечных пользователей. Убедитесь, что вы определили всех заинтересованных лиц и учитывали их интересы при создании плана проекта.

Встретьтесь со спонсорами проекта и ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы обсудить их потребности и ожидания от проекта, а также установить базовый план, бюджет и сроки. Затем создайте документ с описанием содержания, чтобы завершить и записать детали содержания проекта, собрать всех на одной странице и снизить вероятность дорогостоящего недопонимания. Контроль затрат, в частности, имеет решающее значение и на этом этапе процесса.

Совет: Не ограничивайтесь заявленными потребностями заинтересованных сторон, чтобы определить лежащие в их основе желаемые выгоды. Эти преимущества являются целями вашего проекта.

Шаг 2. Установите цели и приоритезируйте их

Когда у вас есть список потребностей заинтересованных сторон, определите их приоритетность и установите конкретные цели проекта. В них должны быть изложены цели проекта или показатели и преимущества, которых вы надеетесь достичь. Запишите свои цели и потребности заинтересованных сторон, которые они удовлетворяют, в плане проекта, чтобы он был четко изложен и им было легко поделиться.

Совет: Если у вас возникли проблемы с расстановкой приоритетов, начните ранжировать цели по срочности и важности или ознакомьтесь с этими полезными советами по принятию решений.

Шаг 3: определение результатов

Определение результатов и этапов планирования проекта, необходимых для достижения целей проекта. Каковы конкретные результаты, которые вы ожидаете получить?

Затем оцените сроки выполнения каждого результата в плане проекта. (Вы можете окончательно определить эти даты, когда сядете за составление графика проекта на следующем шаге.)

Совет: Установите четкие вехи для важных сроков и результатов. Вы сможете отслеживать свой прогресс, как только начнется работа, чтобы гарантировать своевременное выполнение задач и удовлетворение заинтересованных сторон.

Шаг 4. Создайте расписание проекта

Просмотрите каждый результат и определите ряд задач, которые необходимо выполнить для выполнения каждого из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственных за выполнение.

Затем определите все зависимости. Вам нужно выполнить определенные задачи, прежде чем можно будет приступить к другим? Введите результаты, зависимости и вехи в диаграмму Ганта или выберите один из множества доступных онлайн-шаблонов и приложений. Убедитесь, что вы также понимаете, как написать отчет об управлении проектом для сводного обзора текущего состояния проекта.

Совет: Вовлеките свою команду в процесс планирования. У людей, выполняющих работу, есть важная информация о том, как выполняются задачи, сколько времени они занимают и кто лучше всего подходит для их решения. Используйте их знания. Вам нужно, чтобы они согласились с графиком проекта и установили ожидания для бесперебойной работы.

Шаг 5. Выявление проблем и завершение оценки рисков

Ни один проект не может быть безрисковым. Скрещивание пальцев и надежда на лучшее не принесут вам никакой пользы. Есть ли какие-либо проблемы, о которых вы знаете заранее, которые повлияют на процесс планирования проекта, например, предстоящий отпуск ключевого члена команды? Какие непредвиденные обстоятельства могли вызвать икоту? (Думайте о международных праздниках, заказанных деталях или загруженных сезонах). негативное воздействие. Проведите оценку рисков и разработайте стратегию управления рисками, чтобы убедиться, что вы готовы.

Совет: По возможности решайте задачи с высокой степенью риска в самом начале графика проекта. Или создайте небольшой временной буфер вокруг задачи, чтобы помочь вашему проекту в случае задержки.

Шаг 6: Представить план проекта заинтересованным сторонам

Важно, чтобы вы поняли, как эффективно представить проект. Объясните, как ваш план соответствует ожиданиям заинтересованных сторон, и представьте свои решения любых конфликтов. Убедитесь, что ваша презентация не односторонняя. Вместо этого проведите открытое обсуждение с заинтересованными сторонами.

Далее необходимо определить роли: кому какие отчеты нужны и как часто? Какие решения должны быть утверждены и кем?

Сделайте свой план проекта ясным и доступным для всех заинтересованных сторон, чтобы им не приходилось гоняться за вами за простыми обновлениями. Размещение всех данных плана проекта в одном месте, подобно инструменту для совместной работы, позволяет легко отслеживать ход выполнения, обмениваться обновлениями и вносить изменения, не заполняя календарь совещаниями.

Говорите четко. Убедитесь, что заинтересованные стороны точно знают, что от них ожидается и какие действия они должны предпринять. То, что это очевидно для вас, не означает, что это очевидно для них!

Не надеетесь на открытую дискуссию с заинтересованными сторонами? Вот несколько стратегий, чтобы вооружиться против сложных заинтересованных сторон, чтобы процесс планирования проекта продвигался вперед.

Совет: Если ваш план или расписание не соответствует первоначальным ожиданиям заинтересованных сторон, сообщите об этом сейчас, чтобы избежать неприятных сюрпризов или напряженных разговоров в будущем.

Вместо того, чтобы говорить заинтересованным сторонам, что их ожидания или запросы нереалистичны, скажите им, что требуется для их реализации, в том числе сколько времени, денег или рабочей силы. Пусть они решают, стоит ли выделять дополнительные ресурсы.

Как Wrike может помочь вам составить план проекта

Программное обеспечение Wrike для управления проектами упрощает создание собственного плана проекта. Начните работу с любого из наших настраиваемых шаблонов, которые предварительно заполнены всеми папками и процессами, необходимыми для беспрепятственного перехода к управлению проектами. От динамических календарей до оптимизированных процессов утверждения и интерактивных отчетов в режиме реального времени — Wrike упрощает совместное управление проектами.

После создания плана проекта

Поздравляем, вы выполнили план проекта! Следующий шаг: запланируйте встречу по запуску проекта.

Теперь начинается настоящая работа. Задание правильного тона на стартовом совещании может решить успех вашего проекта или разрушить его. Следуйте нашему 10-шаговому контрольному списку начала проекта, чтобы оптимизировать процессы управления проектами и начать с правильной ноги. И если у вас есть какие-либо дополнительные советы о том, как управлять проектом от начала до конца, сообщите нам об этом в комментариях ниже!

Дополнительная литература по составлению плана проекта

• Ознакомьтесь с этими 5 советами по планированию проекта, которые помогут вам достичь ваших целей, чтобы получить дополнительную информацию о том, как выполнить успешный план проекта.
• HBR «Вы можете ненавидеть планирование, но вы все равно должны это делать» рассказывает о важности планирования и тайм-менеджмента.
• Дополнительные шаги и стратегии управления проектами см. в нашем Руководстве по управлению проектами.
• Прочтите, как создать идеальный план проекта. Подробное руководство для получения дополнительных советов по планированию проектов.

Планирование проекта: примеры, шаги и советы

Пятница, полдень. Вы связались со своей командой, ваши проекты выполнены, и вы готовы к следующей неделе. Ваши выходные выглядят яркими.

Внезапно ваш начальник подходит к вашему столу с захватывающими новостями. Вы возглавите следующий крупный многокомандный проект с ключевым клиентом, начало которого намечено на следующей неделе. Это отличная новость, но теперь этот призрак маячит над вашими выходными. Вам нужно будет организовать проект как можно скорее, но с таким количеством вовлеченных заинтересованных сторон вам нужно подумать о том, как создать план управления проектом.

Процесс планирования проекта может быть сложным, особенно когда проекты становятся все более сложными. По данным Forbes, 25 % технологических проектов терпят полный провал — удручающая статистика для руководителей проектов. Хорошая новость заключается в том, что вам не нужно быть экспертом по управлению проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешное начало проекта за короткий промежуток времени. Вам просто нужно понять восемь простых шагов, как написать план проекта.

Как составить план проекта за 8 простых шагов

Шаг 1. Объясните проект ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и заручитесь поддержкой

Первым шагом в любом проекте является определение «что» и «почему». Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия, чтобы определить, является ли проект успешным, и их цели должны быть достигнуты. Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужна его поддержка.

Используйте этот первоначальный разговор, чтобы договориться, определить цели и определить ценность проекта. В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности и ожидания и установите базовый план, бюджет и сроки. Это создает прочную основу для вашего рабочего плана проекта. Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта. Venngage предлагает более 30 шаблонов планов проектов , чтобы визуализировать вашу стратегию и обеспечить успех вашего проекта.

Вот несколько вопросов, которые вы должны обсудить с заинтересованными сторонами:

• Как составить план проекта, соответствующий целям компании?
• Чего ожидают заинтересованные стороны? Чего от них ждать?
• Как вы будете измерять успех?
• Каковы ваши ресурсы?
• Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

Шаг 2. Перечислите цели, согласуйте OKR и наметьте проект

По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной 37% неудач проекта. Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, которые вы устанавливаете для своего рабочего плана проекта, не имеют ничего общего с ними. Теперь, когда у вас есть список потребностей ключевых заинтересованных сторон и их заинтересованность, начните назначать их для целей и OKR. OKR — это методика планирования и постановки целей, получившая известность благодаря Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать OKR вашей команды и компании.

Попробуйте записать цели проекта на доске планов проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которые они удовлетворяют. Оттуда создайте структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения этих целей. Например, запуск проекта или продукта сам по себе может стать важной вехой, поэтому важно знать, как вы будете это делать — возможно, вы воспользуетесь шаблоном плана запуска продукта, чтобы упростить процесс. Вехи могут определять контрольные точки на протяжении всего проекта, чтобы всем было ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измеряться.

Шаг 3: Создайте документ о содержании проекта

Теперь, когда у вас есть план проекта, ваши задачи согласованы с целями и одобрение команды, пришло время создать документ о содержании проекта с подробным описанием перечисленных вами элементов проекта. на втором шаге.

Посмотрите на каждый результат и определите ряд задач, которые необходимо выполнить для выполнения каждого из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственных за ее выполнение. Завершите и запишите детали проекта, чтобы у всех был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным, как в вашем инструменте управления проектами, чтобы уменьшить вероятность дорогостоящего недопонимания.

Несмотря на то, что подготовка документации по содержанию проекта и расчет освоенной стоимости должны быть стандартной практикой, каждый четвертый менеджер проекта, опрошенный Wellingstone’s State of Project Management Survey, сказал, что он «никогда» или «иногда» не готовит стандартную документацию по определению объема. Его создание позволит вам выделиться из толпы и поможет всем оставаться на одной волне.

Шаг 4. Составление подробного расписания проекта

Когда цели, задачи и этапы уже намечены для вас, пора приступить к включению вашего проекта в расписание. Диаграмма Ганта — это удобный инструмент, который поможет вам легко визуализировать временную шкалу вашего проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости — это задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие задачи. Планируя задачи, используйте подзадачи, чтобы разбивать большие задачи на более мелкие. Это может упростить отчетность (вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как написать отчет об управлении проектом!) и управление ресурсами. Давайте определим каждое:

• Задачи: Отдельные задачи, которые люди должны выполнять для достижения ваших целей
• Подзадачи: Не дольше нескольких дней каждая, они помогают разбить большую задачу на более мелкие шаги
• Вехи: Основные этапы или события в вашем проекте, которые помогают разделить проект и действуют как проверки на протяжении всего жизненного цикла проекта

Совет от профессионалов: Хотите открыть маленький секрет? Когда вы их настраиваете, добавляйте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было пространство для маневра для противопожарных учений или неожиданных узких мест — например, если клиенту требуется дополнительное время для проверки или член команды звонит по болезни. В идеальном мире некоторые задачи могут занять день. Так что, может быть, вы сделаете их двумя в своем плане. Однако нет необходимости давать каждой задаче подушку — взвесьте риски и добавьте их там, где это наиболее целесообразно. Будущее вы будете благодарны вам.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Ресурсы — это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. После того, как вы выбрали инструменты и получили бюджет, не забывайте о своих людях. Даже люди, которые уже знают, как написать рабочий план проекта и делали это сотни раз, могут недооценивать свои потребности в рабочей силе.

Диаграмма RACI поможет вам определить, кто и что будет делать для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта с указанием ответственных (назначенных для завершения работы), подотчетных (имеющих право да/нет/вето), с которыми консультируются (должны одобрять или вносить свой вклад) и информированных (должны знать о действии). или решение).

Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы принимаете во внимание пропускную способность. Уточните обязанности и ожидания каждого человека. Имейте в виду, что 95 % сотрудников сообщают, что одновременно работают более чем в одной команде или над одним проектом, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком напряженными для команд. Согласно нашему отчету об эпидемии стресса, стресс заставляет около 50% работников искать другую работу, а 25% вообще бросают свою текущую работу.

При планировании проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки или бюджет проекта. Крайне важно знать, как рассчитать освоенную стоимость, чтобы контролировать уровень выполненной работы над проектом в соответствии с планом. Для менеджеров проектов такие инструменты, как управление ресурсами Wrike, могут помочь вам визуализировать задачи вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, предоставляя вам прозрачность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

Шаг 6. Определение процесса связи и регистрации

По данным McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Неэффективное общение и сотрудничество — две основные причины стресса на рабочем месте. Когда заинтересованным сторонам приходится просматривать страницы электронных писем или постоянно запрашивать обновления, они разочаровываются, и их мотивация падает.

Уменьшите разочарование, разместив все элементы проекта, такие как активы, беседы, задачи, сроки выполнения, обновления и отчеты, в одном месте, подобно инструменту для совместной работы. Это упрощает управление клиентами, отслеживание прогресса, обмен обновлениями и внесение изменений. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и держите его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

Шаг 7. Планируйте, если что-то пойдет не так, как планировалось

Даже если вы эксперт и уже знаете, как составить план проекта, правда в том, что все проекты имеют повороты и повороты — это то, что делает их интересными. Вы дали себе передышку в процессе планирования, убедились, что все знают свою роль, и наладили общение.

Перед запуском сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие отпуска для членов команды, праздники или внешние команды, которые могут быть задействованы. Создайте четкую цепочку подчинения и составьте список ключевых контактов в рамках проекта. Заранее сообщайте о рисках, чтобы вся команда была готова к их совместному устранению.

Шаг 8: Устройте вечеринку в честь запуска!

Каждому успешному проекту нужен старт. Назначьте быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и составьте четкую повестку дня. Ваша цель должна заключаться в том, чтобы все были на одной странице с целями, ролями, процессами и сроками. Ваша повестка дня должна включать в себя все, на чем вы сосредоточились в предыдущих шагах:

• Определите цели проекта и ценность, которую они приносят
• Перечислите активы, которые, как ожидается, поставит проект
• Нарисуйте связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта
• Показать временную шкалу проекта, чтобы все могли видеть зависимости и знать ожидаемые даты
• Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны
• Узнайте, как и где все будут общаться на протяжении всего проекта, куда они могут обратиться за информацией и к кому обращаться с вопросами
• Обсудите риски и убедитесь, что команда готова
• Получите последнее обязательство!

Бонусный совет: Вам не нужно каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, подходящий для вашей команды, вы можете скопировать план проекта в шаблон, чтобы использовать его снова и снова. По мере роста вы можете создавать несколько шаблонов для конкретных типов рабочих планов проекта. Давайте начнем прямо сейчас с помощью этих бесплатных примеров шаблонов плана проекта.

Как добраться до «Конца»

Похоже, ваши выходные спасены! Пожалуйста. Теперь у вас есть возможность управлять процессом планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести к успеху ваш следующий проект, а затем еще один. На самом деле все эти сложные проекты станут настолько простыми, что, возможно, вы начнете чувствовать себя так, как будто вы в отпуске. Верно?

Как использовать Wrike для планирования проектов

Удобное планирование проектов с помощью программного обеспечения для управления проектами Wrike. Начните с нашей библиотеки настраиваемых шаблонов, в которых уже есть все необходимое для продвижения вперед. Динамические представления временной шкалы, автоматические утверждения и отчеты в реальном времени помогут вам быстро начать работу.