Как сделать план проекта: План Проекта: Пошаговое Планирование Проекта

Бесплатный шаблон плана проекта в Excel

Как выбрать правильный шаблон плана проекта

В зависимости от ваших целей шаблон плана проекта может быть очень простым или очень сложным. В шаблон можно добавить статическую временную шкалу или изменяющуюся диаграмму Ганта, сфокусироваться на действиях или на бизнес-целях.

Ниже располагаются различные шаблоны проектных планов, и указаны варианты их использования: 

 Загрузить шаблон плана работы

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

Что такое план проекта?

План проекта предназначен для отображения области обхвата проекта, облегчения общения между заинтересованными лицами и отслеживания запланированных мероприятий и решений. Это постоянно изменяющийся документ, который включается в себя список заинтересованных лиц, заявление об области охвата проекта, график проекта, базовые затраты, базовый план управления и план распространения информации. Все эти компоненты могут меняться по мере продвижения проекта. Важно отметить, что план проекта – это не просто временная шкала проекта, хотя такая шкала является важной частью плана.

План проекта должен всегда создаваться перед началом нового проекта. Начните с того, что вы хотите добиться от этого проекта, а затем выделите более мелкие задачи, которые необходимо выполнить для достижения ваших целей. Затем, как только у вас появилось общее представление о всех задачах, вы можете начать думать о составлении графика, определении бюджета, ресурсов и т.д.

Как минимум план проекта должен отвечать на следующие вопросы:

• Почему? – Почему мы начинаем работу над этим проектом? Какую проблему должен этот проект решить?
• Что? – Над чем мы работаем? Что представляют собой наши основные конечные результаты и цели?
• Кто? – Кто будет принимать участие в этом проекте и каков объём их обязанностей?
• Когда? – Когда проект должен начаться и завершиться? Каковы основные вехи?

Какова цель плана проекта?

Проектный план – один из самых важных элементов успешного проекта. План используется для документирования и распространения информации об ожиданиях, для отслеживания графика и реализации проекта, а также для определения и управления рисками. Таким образом, план проекта представляет собой дорожную карту для всех участников проекта.

Наличие проектного плана влечёт за собой три больших преимущества:

• Улучшение общения: очертив свой план для всех участников проекта, вы обеспечиваете получение отзывов заинтересованных лиц о продвижении проекта в верном направлении на самых ранних этапах. План проекта также помогает облегчить управление ожиданиями, позволяя обновлять прогресс в достижении вех и сроков выполнения по мере продвижения проекта.
• Увеличение прозрачности: имея проектный план, заинтересованные лица и члены команды всегда точно знают, где искать необходимые данные для любого этапа проекта. Ожидания и временная шкала проекта чётко прописаны в плане, так что всем известно о приоритетах и целях проекта.
• Усиление структурированности: многие проекты содержат десятки задач, зависимостей и вех, отслеживать прогресс которых может быть очень трудно. Проектный план заставляет продумать время выполнения для каждой задачи, а также, как это время повлияет на весь проект. Вы всегда будете знать, сколько ещё времени необходимо провести над каждой задачей и сколько других задач вы можете выполнить одновременно.

Как создать план проекта в Excel

Ниже мы предлагаем вам пошаговые инструкции для создания проектного плана в Excel. Вначале необходимо создать таблицу с вашими проектными данными, а затем мы расскажем, как создать временную шкалу проекта.

1.

В первую очередь, вам необходимо добавить несколько заголовков в вашу таблицу.

1. Оставьте первую строку вашей электронной таблицы пустой. Во второй строке введите заголовки. Для нашего примера мы будем использовать «Задача», «Ответственное лицо», «Дата начала», «Срок выполнения», «Дни» и «Статус». Вы также можете добавить дополнительные заголовки для составления более подробного плана, например, «Бюджет», «Затраты» и т.д.
2. Выделите текст и на панели «Выравнивание» нажмите на иконку «По центру», чтобы центрировать текст в заголовках. 
   
    
3. Для форматирования ширины заголовков выделите весь текст, который вы только что напечатали, и на вкладке «Главная» в группе «Ячейки» нажмите «Формат». Выберите «Ширина столбца» и установите ширину на 15-20 знаков, так что у вас будет достаточно места для ввода ваших данных проекта.

2.

1. Начните со столбца «Задача» и введите данные для вашего плана проекта. Вы можете указать любое количество задач. Чтобы сделать ваш план проекта более визуальным, мы рекомендуем для каждой группы задач добавить название или даже целую фразу. В нашем пример, мы используем такие названия как «Необходимые условия», «Начальный этап», «Разработка», «Операции» и «Запуск».
    
2. Затем укажите ответственное за выполнение каждой задачи лицо, а также дату начала и срок выполнения. 
    
3. Чтобы автоматически высчитать число в столбце «Дни», кликните по ячейке в столбце «Дни» и введите символ =, а затем кликните по ячейке «Срок выполнения», введите символ минуса (-), а затем кликните по ячейке «Дата начала». Кликните «Ввод». Перетащите нижний правый край этой ячейки в нижнюю часть столбца, после чего все остальные данные будут автоматически высчитаны с помощью этой формулы.
    
4. Укажите статус для каждой задачи. Мы будем использовать значения «Выполнено», «Выполняется», «Просрочено» и «Не начато».
    
5. Теперь все данные должны быть занесены в вашу таблицу, но вы заметите неодинаковый интервал между ячейками, который зависит от длины текста в ячейках. Изменить интервал можно следующим образом: выделите ваши данные и в группе «Ячейки», нажмите «Формат». Выберите «Автоподбор ширины столбца», чтобы автоматически изменить ширину столбца в зависимости от данных.
   
    
6. Чтобы разместить контент в центре ячейки, выделите текст и в группе «Выравнивание» выберите иконку «По центру».

3.

Выполнить настройку вашего плана проекта с помощью цвета и визуальной иерархии очень просто. Изменяя стиль и размер шрифта, вы можете выделить ключевую информацию и визуально отобразить статус проекта.

1. Чтобы изменить цвет шрифта, кликните по ячейке с текстом, который вы хотите изменить. На вкладке «Главная» выберите нужный цвет из раскрывающегося списка цветов.
    

2. Чтобы изменить цвет фона одной или нескольких ячеек, выберите ячейку или ячейки, которые вы хотите изменить. Кликните по иконке в виде ведёрка с краской и выберите цвет заливки.
    
3. Чтобы отформатировать шрифт, выберите одну или несколько ячеек. На вкладке «Главная» выберите нужный тип шрифт, а также выделение жирным, использование курсива или подчеркивания.
    

Мы рекомендуем добавить цвет фона для главного заголовка и каждой группы задач или фразы, в которой они присутствуют, а также для вашей даты выполнения задачи или даты выпуска продукта. Вы также можете изменить цвет фона для статуса задачи в столбце «Статус», чтобы отобразить текущий прогресс (в нашем примере красный цвет означает «Просрочено», зелёный – «Выполнено» и т.д.). 

4.

Вы уже добавили все ваши данные в таблицу, так что теперь пришло время создать соответствующую временную шкалу. Добавление шкалы в план проекта поможет обозначить ваши ожидания и увеличить прозрачность, так что все участники проекта будут в курсе приоритетов и сроков выполнения.

Добавление и форматирование дат

1. В строке заголовков таблицы в следующем пустом столбце укажите две даты вашей временной шкалы. Затем, удерживая кнопку Shift, выберите две даты и перетащите нижний правый угол до тех пор, пока вы не достигните даты выполнения.
   
    
2. Если вы хотите изменить формат ячеек, выберите все даты и кликните правой кнопкой мыши. Выберите «Формат ячеек».
    
3. В всплывающем окошке, в разделе «Числовые форматы» выберите «Дата» и укажите тип даты.
    
4. Вы заметите, что все ячейки очень широкие. Чтобы сделать временную шкалу более компактной, выберите все даты и выберите более мелкий размер шрифта. В нашем примере мы выбрали размер 9.
    
5. Затем снова выберите все даты и в группе «Ячейки», кликните «Формат». Выберите «Автоподбор ширины столбца» для автоматического изменения ширины столбцов в зависимости от даты. 

Добавление цвета 

1. Перенесите выбранные для вашей таблицы цвета фона и форматирование шрифта на временную шкалу.

1.     Вы создали тип матрицы. У вас есть строки, которые соответствуют каждой задаче, а с правой стороны, на временной шкале, вы можете просто заполнить ячейки датами начала и выполнения каждой задачи. Для этого выберите ячейку (или несколько ячеек) и кликните по иконке в виде ведёрка с краской. Выберите подходящий вам цвет.

5.

1. Чтобы добавить линии сетки в ваш план проекта, выделите весь план (таблицу и временную шкалу), и в группе «Шрифт» кликните по иконке разметки. Выберите «Все границы». 
    
2. Если вы хотите добавить больше данных в проектный план, выберите первый столбец, кликните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить» > «Строку». Вставьте таким образом 8 новых строк.

3. Затем в первом столбце, введите следующие данные: название проекта, менеджер проекта, Конечный результат, Дата начала, Срок выполнения и Общий прогресс. Затем введите нужные данные. 

Smartsheet

Как создать план проекта за минуты в Smartsheet

Встроенный шаблон проекта Smartsheet с диаграммой Ганта позволяет упростить процесс структурирования задач и организации совместной работы, а также улучшить прозрачность во время выполнения проекта. В этом шаблоне длительность автоматически высчитывается для вас, а интерактивная диаграмма Ганта позволяет перетаскивать полоски задач для отображения изменения в датах. Многофункциональные компоненты Smartsheet для совместной работы позволяют добавлять обсуждения и вложения, настраивать напоминания и уведомления прямо в плане проекта.

Мы расскажем, как создать шаблон проектного плана в Smartsheet: 

1.

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet

1. Перейдите на сайт ru.smartsheet.com и войдите в вашу учётную запись (или попробуйте бесплатную 30-дневную версию).
    
2. На вкладке «Домашняя» кликните «Создать» и выберите опцию «Просмотр шаблонов».
    
3. Введите слова «диаграмма Ганта» в поле «Поиск шаблонов» и кликните по иконке в виде лупы.
    
4. Вы увидите существующие шаблоны, но для нашего примера мы выберем шаблон «Простой проект с диаграммой Ганта». Кликните по синей кнопке «Использовать шаблон» в правом верхнем углу экрана поиска.
    
5. Дайте название вашему шаблону, выберите, куда вы хотите его сохранить, а затем нажмите кнопку OK.

2.

Откроется встроенный шаблон, содержащий образцы контента для справки, а также уже отформатированные разделы, подзадачи и под-подзадачи. В Smartsheet вы можете без труда добавлять и удалять столбцы, в зависимости от объёма вашего проекта.

Просто кликните правой кнопкой мыши по столбцу и выберите «Вставить столбец справа» или «Вставить столбец слева», чтобы добавить столбец, или «Удалить столбец», чтобы удалить столбец. Чтобы удалить выделенную жёлтым цветом надпись в верхней части таблицы, кликните правой кнопкой по ней и выберите «Удалить строку».

1. Добавьте ваши задачи в столбец «Название задачи». Вы заметите, что иерархия уже была отформатирована для вас. Введите ваши данные в поля Раздела 1, Раздела 2 и Раздела 3 (так называемые «родительские строки». Дополнительные сведения о том, что такое иерархии, см. здесь).
    

2. Введите ваши задачи и подзадачи строки, расположенные под родительскими.
    

1. Слева от каждой строки вы можете добавить вложения непосредственно к задаче (идеально подходит для вложения списков заинтересованных лиц, бюджетов и т.д.) или начать обсуждение какой-либо проблемы.

3.

1. Добавьте даты начала и сроки выполнения для каждой задачи. Если вы нажмёте и перетащите любой конец полоски задачи на диаграмме Ганта, Smartsheet автоматически изменит даты в вашей таблице.
    
2. Кликните по ячейке в любом из столбцов дат. 
    
3. Нажмите на иконку календаря и выберите дату. Вы также можете ввести дату в ячейку вручную. 

4.

Столбцы «Выполнено (%)” и «Ответственное лицо» содержат дополнительную информацию о вашем проекте и улучшают его прозрачность, позволяя членам команды видеть, кто ответственен за задачи и на какой стадии находится процесс выполнения.

На диаграмме Ганта тонкие полоски внутри полосок задач означают процент выполнения работы для каждой задачи.

1. В столбце «Выполнено (%)» укажите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, и Smartsheet автоматически добавит знак процента. 
    
2. В столбце «Ответственное лицо» выберите имя исполнителя из вашего раскрывающегося списка контактов или введите имя вручную.

Индивидуализируйте настройки вашего проектного плана в Smartsheet

Всего несколько кликов мыши, и вы сможете настроить внешний вид вашей временной шкалы проекта.

1.

1. Чтобы изменить тип или размер шрифта, использовать выделение жирным, курсив или подчеркивание, кликните по ячейке с текстом, который вы хотите изменить. Слева на панели инструментов вы найдёте все параметры форматирования текста.
    
2. Чтобы изменить цвет фона строки, кликните по самой крайней левой ячейке, чтобы выделить всю строку. Затем кликните по ячейке в виде ведёрка с краской и выберите цвет, который вы хотите использовать.

2.

1. Кликните правой кнопкой мыши по полосе задачи и выберите «Параметры цвета».
    
2. Выберите подходящий вам цвет из цветовой палитры.
    
3. Если вы хотите применить один и тот же цвет для нескольких задач, кликните по полоскам этих задач, удерживая клавишу Shift. Затем отпустите Shift, кликните правой кнопкой мыши по любой из выбранных полос и нажмите «Параметры цвета».

Поиск лучшего шаблона плана проекта

План проекта – это ваша дорожная карта. В плане чётко отображены все задачи, цели, роли и обязанности, сроки выполнения и многие другие для всех лиц, участвующих в проекте. Найдите подходящий шаблон плана проекта – и вы сможете без труда планировать проект, а также предоставлять доступ заинтересованным лицам к ключевым вехам и обновлениям. Кроме того, заранее отформатированный шаблон поможет повторно использовать одни и те же процессы для каждого нового проекта.

Узнайте, как без труда создать шаблон плана проекта. Попробуйте 30-дневную бесплатную версию Smartsheet.

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet

Как составить идеальный план проекта

Один мудрый бизнес-коучер сказал, что между планом и идеей большая разница. Если идея существует только у вас в голове и может не реализоваться никогда, то план – это то, что при должных усилиях и правильной детализации легко воплощается в жизнь.

Идеальный план – это такой план, который позволяет реализовывать задачи максимально близко к задуманному (записанному на бумаге или озвученному).

Сейчас расскажем, как надо планировать идеально.

Используйте фреймворки

Здесь возникает логичный вопрос, «А что, так можно было?». Да, представьте себе, есть максимально подробные руководства, где всё уже разжёвано и разложено по полочкам. Тут можно написать простыню доводов, почему это круто и классно, но для малых и средних команд всё это сведётся к описанию «… что-то по-научному…».

В реальности фреймворки для управления проектами, такие как PMBoK, PRINCE2 или стандарт ISO 21500:20112, подойдут только для очень крупных и ответственных проектов. Одна только их доработка под себя займёт уйму времени. Плюс, все они «безыдейные», то есть никакого важного или ключевого замысла в них нет, это скорее свод правил, которые нужно учесть при планировании, чтобы что-то не упустить.

Следуйте плану

Как бы это странно ни звучало, но для качественного планирования нужно следовать плану… основных действий проектного планирования. А точнее, соблюдать этапы (или шаги, кому как удобнее).

Их не так уж и много:

1. Поставьте основные и вспомогательные (дополнительные) цели.
2. Сформируйте список задач, необходимых для реализации целей.
3. Выявите, какие ресурсы (включая человеческие) вам понадобятся для выполнения задач.
4. Привяжите работы и ресурсы ко временной шкале (так будет видно, кто и в какой момент свободен, будут минимизированы накладки и станет понятна взаимосвязь задач, а точнее — их влияние друг на друга).
5. Выдайте распоряжения/задачи участникам проекта, поясните каждому его обязанности и роли, обозначьте ответственность и важность соблюдения сроков, обеспечьте исполнителей ресурсами.
6. Расставьте контрольные точки и обязательно проверьте в них результат работы.
7. Если есть отклонения, скорректируйте курс и другие задачи/работы.
8. И так до момента завершения проекта или до выхода его на цикличную фазу поддержки/развития.

Вроде просто, но любителям всего «идеального» могут не понравиться фразы «контроль» и «корректировка». Да, к сожалению, в реальности ничего идеального не бывает.

Предусмотрите риски

Во-первых, если идея в основе проекта нова и не обкатана, то есть является всего лишь гипотезой, её обязательно нужно просчитать и обосновать рентабельность (реальность).

Во-вторых, никто не может гарантировать, что внешняя среда проекта будет стабильна. Может произойти всё, что угодно: возникнут юридические сложности, поставщики не отгрузят ресурсы, произойдут изменения в глобальной политике, начнется война, эпидемия, снежный буран…

Именно поэтому нужно принять превентивные меры. То есть, составить список всех потенциальных и не очень угроз и рассмотреть вероятность их возникновения. Плюс, по каждой проблеме нужно обозначить её критичность (степень влияния на ваш проект). Чем критичнее проблема, тем выше она должна быть в списке на составление мер противодействия.

Иными словами, вы должны хотя бы теоретически проработать отходные или обходные пути. Например, диверсифицировать средства на расчётных счетах на случай блокировки банка, проработать альтернативные пути поставок на случай ухудшения отношений с главным поставщиком, и т.п.

Чтобы вы понимали, из-за каких проблем чаще всего проваливаются проекты и стартапы, мы сделали отдельный материал – здесь.

Используйте профильный софт для планирования и ведения проектов

Так проще, удобнее и, конечно, надёжнее. Вы сможете «документировать» все свои наброски, идеи, чек-листы, доступные человеческие ресурсы, задачи, документы и другие сущности в одном месте, где всё будет под рукой.

Лучший российский сервис для таких задач – Projecto.

Полностью соответствует требованиям законодательства, оплата в рублях, без скачков курсов, предоставляются все необходимые закрывающие документы для бухгалтерии. Чем больше учётных записей, тем выгоднее подписка.

Но это только юридическая и финансовая сторона вопроса. А ведь Projecto еще и очень удобен:

• Есть готовые мобильные приложения (обеспечивают работу «на ходу», оперативные push-уведомления и другие функции).
• Есть всё для планирования проектов и задач.
• Внутри проектов можно назначать членов команды и участников коллегии (проектного комитета), которые будут вместе принимать результаты.
• Задачи легко делить на подзадачи и перепоручать.
• Система обеспечивает удобное отслеживание статусов и разные варианты отображения (диаграмма Ганта, канбан, календарные графики).
• Для каждой сущности внутри сервиса есть чат для обсуждения деталей (обмена мнениями, документами и разными файлами).
• Доступен специальный конструктор оргструктуры и конструктор шаблонов документов.
• Сквозная система поиска, экспорт и т.д.

Все эти и многие другие функции Projecto реально облегчают процедуры планирования и контроля, отлично визуализируют задачи и загрузку.

Вот демонстрационная версия системы, которая подтверждает всё, о чем мы сказали выше.

(ДЕМО)

Вместо выводов

Как бы вы ни старались, создать на 100% идеальный план невозможно, до какой бы степени детализации вы не дошли. С этим нужно смириться и сделать так, чтобы ваш план был «достаточным». То есть разработать его в балансе между тем, чего бы вам хотелось добиться, и тем, что вы в реальности сможете сделать.

А ещё лучше, чтобы оптимизировать бюджет и не остаться у разбитого корыта из-за неоправдавшихся ожиданий, спланируйте сначала не весь проект, а MVP-модель (минимальный жизнеспособный продукт).

Как составить план проекта за 4 шага

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта относится к этапу управления проектом, на котором вы определяете фактические шаги для завершения проекта. Это включает в себя установление сроков, установление бюджета, установление контрольных точек, оценку рисков, закрепление задач и их назначение членам команды.

Планирование проекта — это второй этап жизненного цикла управления проектом. Полный цикл включает инициацию, планирование, выполнение и закрытие.

Что такое план проекта?

План проекта — это документ, в котором изложена основная информация о проекте. Это может варьироваться в зависимости от организации и проекта. Компоненты плана проекта обычно поясняют:

• Задачи и вехи: Задачи — это компоненты работы, которые необходимо выполнить для достижения вех и, в конечном итоге, всего проекта. Вехи представляют собой набор задач и определяют конец фазы проекта. Например, завершение прототипа веб-сайта в проекте по редизайну веб-сайта компании будет считаться важной вехой.

• Документация: План проекта может содержать ссылки на другие важные диаграммы и документы, такие как диаграммы RACI, устав проекта, бюджет или план управления рисками, чтобы можно было легко найти ключевую информацию.

Шаблон плана проекта

Шаблон может предоставить руководителям проектов отправную точку, которую они могут настроить в соответствии со своими потребностями. Многие из них доступны для бесплатной загрузки в Интернете, например, этот шаблон плана проекта из сертификата Google Project Management: Professional, в котором используются листы Google. Другие шаблоны используют Microsoft Word, Google Docs или Microsoft Excel.

• Шаблон плана проекта Microsoft Word из Smartsheet

• Шаблон плана проекта Google Docs из Smartsheet

• Шаблон диаграммы Ганта Microsoft Excel из Microsoft

Изображение из Google Project Management: Professional Certificate.

Как создать план проекта

Ваш точный план проекта может выглядеть по-разному в зависимости от предпочтений менеджера проекта и организации. Однако, как правило, вы можете начать с определения графика, прежде чем переходить к закреплению задач, этапов и ролей, а также к составлению других важных документов.

1. Определите временную шкалу.

Краеугольным камнем плана проекта часто является график или расписание. Временная шкала должна включать дату, когда вы начнете и ожидаете завершения проекта, сколько времени потребуется для завершения каждой задачи и вехи, а также ожидаемые даты выполнения задач и вех.

Руководители проектов часто начинают создавать графики с учетом жестких ограничений, установленных заинтересованными сторонами. Вам нужно спроектировать и изготовить новую игрушку перед сезоном праздничных покупок? Вы должны убедиться, что ваше расписание отражает это. Обязательно поговорите с членами команды, чтобы понять, сколько времени обычно занимает каждая задача. Вы также можете включить буферы времени для задач, связанных с определенным риском.

На этом этапе вы можете использовать следующие инструменты:

2. Разработайте задачи и вехи.

Как только вы узнаете, когда задачи, вехи и весь проект должны быть завершены, вы сможете определить, какие ресурсы потребуются на каком этапе проекта и кто из членов вашей команды будет работать над каждой задачей. Это упражнение называется планирование мощностей .

Это время также можно использовать для определения критического пути в проекте. Критический путь — это минимальный набор задач, которые необходимо выполнить для достижения цели проекта.

3. Установите роли.

На этом этапе закрепите задачи, назначенные каждому члену команды, и общайтесь с ними, чтобы убедиться, что они проинформированы и получили ответы на свои вопросы.

Если вы создали диаграмму RACI на этапе инициации проекта, самое время обратиться к ней.

4. Ссылка на важные документы.

План проекта часто становится центральным документом, на который часто ссылаются по мере выполнения проекта. Может быть хорошей идеей прикрепить или связать документы, которые будет полезно иметь под рукой. Если ваш план проекта находится в электронной таблице, вы можете ссылаться на другие документы в отдельных вкладках для быстрого доступа.

Важные документы могут включать:

Загрузка…

Обзор компонентов плана проекта

Планирование проекта: все вместе

4,8 (8, 968 оценок)

|

270 000 студентов зачислены

Курс 3 из 6 в Google Project Management: Professional Certificate

Зарегистрируйтесь бесплатно

Начало работы в управлении проектами

Создание плана проекта — это один из шагов к успешному выполнению проекта. Есть много других инструментов и этапов, о которых вы захотите узнать, когда будете запускать свой первый проект.

Если вы ищете способ изучить основы управления проектами, обратите внимание на сертификат Google Project Management: Professional.

профессиональный сертификат

Управление проектами Google:

Начните свой путь к карьере в области управления проектами. В рамках этой программы вы освоите востребованные навыки, которые помогут вам подготовиться к работе менее чем за шесть месяцев. Никакой степени или опыта не требуется. 9

Уровень BEGINNER

Навыки, которые вы приобретете:

Организационная культура, Карьерный рост, стратегическое мышление, управление изменениями, управление проектами, управление заинтересованными сторонами, деловое письмо, устав проекта, планирование проекта, управление рисками, оценка задач, закупки, управление качеством, выполнение проекта, коучинг, влияние, гибкое управление, решение проблем, Scrum, Эффективное общение

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Планирование проекта важно, потому что оно помогает командам эффективно сотрудничать, выявлять возможные проблемы и риски в начале проекта, а также предотвращать расширение масштабов, когда команды выполняют больше работы, чем необходимо за завершение проекта. Без плана проекта проекты могут быть отложены и повлечь за собой дополнительные расходы. ‎

Популярные инструменты планирования проектов включают:

• Monday.com
• TeamGannt

Эти инструменты позволяют визуально представлять временную шкалу проекта, назначать задачи членам команды и т. д. Вы можете бесплатно начать план проекта на обоих (на момент написания). ‎

Менеджер проекта создает план управления проектом, который должен быть одобрен как минимум заинтересованными сторонами и командой проекта. ‎

Автор: Coursera • Обновлено 17 мая 2023 г.

Этот контент был доступен только в информационных целях. Учащимся рекомендуется провести дополнительные исследования, чтобы убедиться, что курсы и другие полномочия соответствуют их личным, профессиональным и финансовым целям.

Как составить план проекта

Что такое план проекта?

План проекта — это документ, в котором описывается, что необходимо для завершения проекта. Это может включать обзор содержания проекта, разбивку бюджета, подробный график результатов и краткое изложение потенциальных рисков и заинтересованных сторон.

План проекта содержит большую часть той же информации, что и устав проекта, но включает в себя окончательные детали и более конкретный график и бюджет. Думайте об уставе проекта  как о схеме плана вашего проекта; устав излагает ваши намерения до начала проекта. План проекта описывает процессы, необходимые для его завершения. Ваш план проекта всегда должен быть актуальным и служить источником достоверной информации о статусе проекта.

Как написать план проекта

Написание плана проекта начинается с уточнения информации о проекте. Создайте обзор и заявление о содержании, определите график результатов и определите бюджет. Включите стратегию управления рисками, план коммуникаций и любые другие документы, необходимые вашему проекту.

Планирование проекта — это, по сути, балансировка целей, графика и затрат таким образом, чтобы продемонстрировать, что вы можете контролировать объем проекта. Вы можете рассмотреть возможность использования шаблонов планирования проектов, чтобы поддерживать согласованность между проектами и использовать их с течением времени.

План проекта также включает в себя все вспомогательные документы, которые сопровождают ваших заинтересованных лиц, клиентов и команду в ходе проекта.

1. Напишите обзор проекта

Обзор представляет собой краткое введение в проект, не превышающее страницы или около того по длине. Обобщите детали высокого уровня, охватывающие цели проекта, результаты, измерения успеха и зависимости. Укажите спонсоров проекта и их названия, а также назовите проект.

Добавьте ссылки на проектные порталы или информационные панели, чтобы предоставить заинтересованным сторонам место для удобной проверки статуса и доступа к более подробным документам в плане проекта.

Загрузить шаблон заявления с обзором проекта
Microsoft Word | Adobe PDF

Используйте этот шаблон, чтобы предоставить общую сводку целей, объема, рисков, графика, бюджета и показателей успеха проекта. Добавьте ссылки на план управления рисками вашей компании, подробный бюджет и график вашего проекта. Этот шаблон полностью настраиваемый, поэтому вы можете добавлять или удалять текст, чтобы включить только необходимую информацию.

2. Определение масштаба проекта

Определение масштаба проекта важно для контроля его расползания. Определите результаты и цели проекта. Не менее важно выделить то, что входит в рамки проекта, и то, что находится за его пределами.

Объем проекта может меняться, но учитывайте изменения в отношении проекта в целом и обновляйте их в плане проекта после утверждения.

3. Создание расписания проекта

Расписание проекта должно быть наглядным и легко читаемым, показывая, как каждая задача способствует достижению основной цели проекта. Отметьте людей и ресурсы, необходимые для каждой задачи и подзадачи, сколько времени займет каждая из них и зависимости между ними.

В зависимости от вашей стратегии управления проектами вы можете рассмотреть возможность использования диаграмм Ганта, канбан-досок или общих календарей для создания расписания. Что бы вы ни выбрали, убедитесь, что статус вашего проекта обновляется в расписании, а задачи помечаются, когда они запущены, завершены или отстают.

Оставьте в своем расписании место для блокпостов, чрезвычайных ситуаций и задач, которые могут занять больше времени. Проконсультируйтесь с вашей командой о том, сколько времени требовалось для выполнения каждой задачи в прошлом, и используйте их отзывы для составления расписания. Создавайте расписание исходя из того, сколько времени занимает работа, а не того, сколько времени вы хотите.

Загрузить шаблон расписания проекта
Microsoft Excel | Google Таблицы | Smartsheet

Используйте этот настраиваемый шаблон расписания проекта для создания визуальной карты задач и этапов проекта. Шаблон будет использовать любые даты, которые вы добавите в матрицу, для создания диаграммы Ганта. У вас также есть место для заметок по проекту.

4. Окончательное согласование бюджета проекта

Ваш план проекта должен иметь утвержденный план расходов или поэтапный бюджет, в котором перечислены все затраты по периодам времени. Обязательно распишите бюджет и держите его как можно ближе к реальности. Включите в бюджет место для непредвиденных и экстренных расходов и учтите любые дополнительные ресурсы, которые могут вам понадобиться. Планируйте обновлять его немедленно, когда возникают чрезвычайные ситуации или когда задачи стоят дороже. Важно заранее знать, какие расходы требуют одобрения руководства, и заранее составить план получения такого одобрения.

Загрузить шаблон бюджета проекта
Microsoft Excel | Таблицы Google

Используйте этот настраиваемый шаблон бюджета проекта для создания подробного постатейного бюджета проекта. Добавьте расценки на труд и материалы или фиксированную стоимость для каждой задачи в вашем проекте. Шаблон автоматически рассчитает затраты и сравнит ваш фактический бюджет с вашими оценками, поэтому легко определить, переходите ли вы.

5. Определите стратегию управления рисками

Составьте список конкретных рисков, с которыми сталкивается ваш проект, и наметьте стратегию управления ими. Если в вашей компании уже имеется общий план управления рисками, возможно, нет необходимости воспроизводить его в плане проекта, если вы выделяете отдельные риски, применимые к вашему проекту. Поговорите с другими руководителями проектов и вашей командой о препятствиях, с которыми они столкнулись, и попросите совета по решению подобных проблем.

6. Напишите план коммуникации

Создайте план коммуникации, чтобы определить, как и когда вы будете делиться новостями с заинтересованными сторонами. В плане будут перечислены основные заинтересованные стороны вашего проекта и члены команды, а также их контактная информация и время, когда они должны получать обновления проекта. Вы можете использовать этот документ, чтобы наметить виды обновлений, которые желает получать каждое заинтересованное лицо, и наметить график запланированных встреч и отчетов.

Скачать шаблон плана коммуникации проекта
Microsoft Word | Adobe PDF | Google Docs

Загрузите этот шаблон плана коммуникации по проекту, чтобы задокументировать контактные данные ваших основных заинтересованных сторон, а также их предпочтительный стиль и частоту контактов. Введите свои коммуникационные цели и настройте план, включив в него запланированные встречи, отчеты о ходе работы и отчеты о состоянии.

Окончательный план проекта должен включать всю указанную выше информацию и любые дополнительные документы, которые могут иметь отношение к вашему конкретному проекту.

Дополнительные элементы, которые вы можете включить в план проекта, включают следующее:

• Ссылка на устав вашего проекта
• План обеспечения качества
• Структура вашей работы
• Ваша методология или структура управления проектами
• Ссылки и доступ к необходимым разрешениям и сертификатам

Представьте окончательный план своему спонсору и получите его одобрение. Если они потребуют каких-либо изменений, воспользуйтесь этой возможностью, чтобы внести их.

8. Сохраните и поделитесь своим планом

После утверждения плана проекта сохраните его в централизованном, легкодоступном месте и поделитесь им с заинтересованными сторонами проекта и своей командой. Убедитесь, что все документы расписания и бюджета регулярно обновляются, чтобы план проекта всегда точно отражал статус вашего проекта. Любые критические изменения в самом плане следует корректировать только в рамках утвержденного процесса контроля и управления изменениями.

Советы по написанию хорошего плана проекта

Написание хорошего плана проекта начинается с хорошей организации. Используйте шаблоны и программное обеспечение, чтобы ваш план всегда был актуальным и доступным.

Следуйте этим советам, чтобы составить хороший план проекта:

• Пишите четко: Не усложняйте план деталями, которые уже известны вашей аудитории, такими как существующие в вашей организации правила управления рисками или контроля изменений. Предоставляйте информацию, которую ваши читатели должны знать о конкретном проекте, а не обо всей компании.
• Используйте форматирование и будьте конкретными: Некоторые люди просматривают план, а другие тщательно изучают каждую деталь. Чтобы сделать его доступным для всех, используйте наглядные диаграммы для графиков и бюджетов, маркеры для списков и жирный шрифт для выделения важных деталей. Скиммеры получат необходимую им информацию высокого уровня, а ориентированные на детали смогут углубиться в нужную им информацию.
• Держите его в курсе: Несмотря на то, что план проекта содержит ряд документов, не позволяйте заинтересованным сторонам игнорировать или забывать его, потому что в нем больше нет актуальной информации. Используйте обновленный план проекта, чтобы сохранить поддержку и энтузиазм в предстоящей работе.
• Используйте Устав вашего проекта: Устав проекта является основой для плана вашего проекта. Подробный устав проекта включает аналогичную информацию. Создавайте спекулятивные графики и бюджеты, которые вы уже создали.
• Использование шаблонов и программного обеспечения: Использование шаблонов плана проекта для документов плана проекта — отличный способ обеспечить согласованность между командами и проектами. Многие программные решения для управления проектами также предоставляют методы для создания, организации и обмена информацией о плане проекта.
• Привлеките свою команду: Обязательно поговорите со своей командой до начала проекта. Это люди, которые обеспечивают успех проекта, поэтому прислушивайтесь к их мнению и поддержке в процессе планирования. У них, вероятно, будет понимание, которого нет у вас, и они будут задавать вопросы, которые выявят важные детали. Вовлечение вашей команды в процесс планирования также укрепляет доверие, поскольку они чувствуют себя ближе к проекту и больше заинтересованы в его успехе.

Стартовый комплект плана проекта

Загрузить начальный комплект плана проекта

Мы собрали приведенные выше шаблоны, чтобы создать начальный комплект плана проекта, который упрощает написание собственного плана проекта. В этом наборе вы найдете настраиваемые шаблоны для создания обзора проекта, бюджета проекта, подробного расписания и плана коммуникаций.